【集客から請求書まで一気通貫】肌感覚だった営業活動が、数字で動く運営に変わった

事業概要

御社の事業概要と、人材紹介事業の位置づけを教えてください

山川様　弊社は、派遣と紹介の2軸で事業を展開しています。人材派遣ではSESと施工管理人材を扱い、人材紹介では中途領域を中心としたエージェント事業を手がけています。人材紹介はさらに、未経験層と経験者層、それぞれに特化したエージェントに分かれ、経験者層ではIT・コンサル系や営業系の20代を中心にご支援させていただいております。両軸を運営できているのは、この規模の人材紹介事業としては比較的珍しいスタイルだと考えています。

ホワイトボードからシステムへ、データ管理の変遷

LaS導入前、求職者様や求人の情報はどのように管理していましたか？

山川様　立ち上げ期から2期目までは、社内のホワイトボードに1人ずつ名前を書いて管理していました。3期目以降は他社の人材紹介管理システムを導入し、そこから現在のLaSに至っています。切り替えの際には、間に1〜2か月ほど、スプレッドシートでしのいだ期間もありました。

以前は、データを意思決定や営業活動の振り返りに使う文化がなく、ただ蓄積しているだけの状態でした。しかし、人数が増えると、一人ひとりの動きを直接ヒアリングして把握するのが難しくなります。データをもとにマネジメントする必要が出てきて、はじめてその活用に目が向いた、という流れです。

前のシステムの課題と、LaSを選んだ決め手

他社システムからLaSへの切り替えを検討したのは、どのような課題を感じていたからでしょうか？

山川様　大きく2つありました。1つは使いやすさです。前のシステムは会計系のツールに近い数字主体の作りで、営業にはなかなか馴染みませんでした。結果として入力が定着せず、データが正しく蓄積されていませんでした。

もう1つは、営業がシステムを使う「メリット」が見えにくかったことです。日々入力する現場にとって明確な利点がないと、システムは浸透しません。その点LaSは、営業もマネージャーも経理も、自分の業務にどう役立つかがはっきりイメージできるシステムでした。そこが一番の違いでした。

LaSを知ったきっかけを教えてください

山川様　当時は、自社で業務管理ツールを構築するか、別のCRMを使うか、スプレッドシートで自作できないかと、さまざまな手段を模索していました。集客やオペレーション周りで困っていたところ、BPO関連のお取引先の方からLaSをご紹介いただいたのがきっかけです。

いくつか比較した中で、最終的にLaSを選んだ決め手は何でしたか？

山川様　まず大きかったのは、営業が扱いやすい操作性と、金額面での導入ハードルの低さです。

それに加えて、LaSとの「協業感」がありました。LaSが支援されている企業様の中では、当時の弊社は規模としてやや大きい部類でした。LaS側にとっても、ほかの企業様が将来的に弊社のフェーズへ成長したとき、弊社がそのモデルケースになれる。一緒にシステムを試行錯誤していける関係が、最終的な決め手になりました。

集客から請求書まで、データが一つにつながった

一気通貫の管理になって、業務はどう変わりましたか？

阿部様　以前は、スプレッドシートに吐き出したデータを管理システムに入れ込み、選考管理ではまたスプレッドシートに戻る。受注報告はGoogleフォームで上げてもらい、それをスプレッドシートへ確認しに行く。とにかくシートやツールの行き来が激しい運用でした。

今でも行き来が完全になくなったわけではありませんが、業務フローはかなりすっきりしました。データが点在せず、一貫してLaSの中にある。業務効率はもちろん、データ集計の観点で本当に大きな変化です。

LaS以外にも活用しているツールはありますか？それぞれの使い分けを教えてください

山川様　LaSを含めて大きく3つのツールを使い分けています。まず、求職者様や企業様への支援に関する定量的な軌跡は、すべてLaS上に集約しています。

定性的な情報については、AIの議事録生成ツールを使っています。議事録を自動でまとめられるだけでなく、AI視点からのアドバイスを得られるので、業務効率と営業の品質を一定水準に保つことに役立っています。

そして、データを見やすく可視化する役割を、データポータル（編注：Google提供のデータをグラフやダッシュボードで視覚化するシステム。旧Looker Studio）が担っています。営業メンバーが日々自分の数字を確認するだけでなく、マネージャー以上やマーケティング担当者も活用しています。たとえば「どのアドバイザーにどの求職者様を担当してもらうか」といった集客・営業戦略の意思決定を、毎日更新されるダッシュボードを起点に行っています。

行動の基準として数字を活用

導入から半年、特に大きな効果を感じている部分はどこですか？

山川様　肌感覚だった営業活動が、すべて数字で定量化・可視化されたことです。数字は動くために見るものです。営業活動の標準値はどこで、最高水準はどこか、ここを下回ったらチューニング対象だ。そういう「物差し」が、会社の中にできました。

これまでも「この流入から集客した人は、こういう企業に、この単価感で決まる」という肌感覚はありました。ただ、それはアドバイザーごと、事業ごとにかなりバラつきがあって、社内でなかなか言語化しきれていなかったんです。今はそれらがデータで見えるようになり、確信を持って意思決定ができるようになりました。

データを見て、実際に運営が変わったエピソードはありますか？

山川様　初回面談からの支援率が、想定より低く出ているケースがありました。データを見ていくと、対応する求職者様に偏りが生まれていて、それが支援率に影響していたんです。すべての求職者様にしっかりと向き合うために、ここは見直すべきポイントでした。KPIを再設定し、今は運営の改善を進めています。LaSにデータが蓄積されていたからこそ取れたアクションだと感じています。

勝ち筋のマニュアル化と、異常値を見る組織文化

人材育成の面でも影響が出た部分があれば教えてください

山川様　営業活動がすべて数字で可視化され、勝ち筋がマニュアル化されたことで、教育の質が変わりました。弊社には営業企画という教育を担う組織があり、そのメンバーがLaSのデータとそのマニュアルを、日々新人にインプットしてくれています。新人の立ち上がりに必要な情報や、営業で押さえるべきポイントの取りまとめが、スピーディかつ正確になりました。

メンバーの数字や品質が落ちたとき、どう気づいて手を打っていますか？

山川様　少なくとも週に1回、リーダー以上のミーティングでデータポータルの数字を突き合わせ、異常値がないかを定点観測する習慣を作っています。

データを活用するうえで大事なのは、一定の強制力と文化醸成だと考えています。強制力とは、KPIに乗せて評価指標に組み込むことですが、それ単体では形骸化しがちです。だからこそ文化として根付かせることが欠かせません。リーダー以上が常にデータポータルを見て、そこからアドバイスやマネジメントが行われている状態を定着させること。そして、データに基づく意思決定の成功体験を重ねること。この2つに尽きると思っています。

データ活用にまだ慣れていないメンバーからすれば、データを入力してもどう活用すればいいのかイメージが湧きません。マネージャー以上が日々自分たちで実践して、ロールモデルになる必要があります。時間はかかりますが、積み上げていくものだと思っています。

定量データを起点に、CAとRAが連携する体制

社内の担当者同士の連携や体制は、どのように組んでいますか？

山川様　弊社では一般的なエージェントと同様に、CA（キャリアアドバイザー）が求職者様対応、RA（リクルーティングアドバイザー）が企業様対応という分業をしています。重点的に支援する企業様には専任のRAを置き、定量データをもとに、紹介の見込みや成果を最大化するための動きを、日々共有しています。こうした企業様とは月次定例を必ず設け、ご要望次第では週次にして、日々の流入状況から求職者様の進捗管理まで一緒に進めることもあります。

この体制の中で、企業様別の紹介料や歩留まりが定量化されているのは大きいですし、引きが強い求人タイトルはどれか、どのフェーズに何人いるかというパイプラインも視覚的に管理できます。営業一人ひとりが自分の状況を把握しやすくなっている点も、運営の安定につながっています。

アライアンス先にも、同じ画面で透明性を担保

そのほかの事業では、LaSはどのように活用されていますか？

大澤様　他社エージェントと求人を共有する「アライアンス事業」で活用しています。弊社は求人が豊富にあるため、提携先から求職者様のマッチングをご相談いただくことが多いのですが、ここでLaSが非常に活きています。

具体的には、LaSの画面をそのまま提携先にお見せできる点です。求職者様の歩留まりも、企業様の歩留まりも見えるので、業務として格段に楽になりました。どのエージェントの費用対効果が良いのか、どこに時間を使えば最も利益が上がるのかまで、データでチェックできます。アライアンス先様・求人企業様・自社のアドバイザーと、複数の切り口で透明性を持ってデータを可視化できるのは、大きな魅力です。

要望をすぐ形にする、サポート対応と開発のスピード

LaSのサポート・開発とのやり取りで、印象的だったことはありますか？

阿部様　直近で印象的だったのは、進捗の一括更新機能です。営業から「更新が大変だ」という声が上がっていて、それをそのまま要望としてお伝えしたら、すぐに形にしてくださいました。現場ベースの依頼に対するレスポンスがとても早いんです。

大澤様　アライアンス事業についても、自社の情報資産を対外的に出していく構想をご相談し、現在進行形で開発を進めていただいています。こちらから要望を出さなくても、機能のアップデートはLaS側で頻繁に行われていて、気づいたら使いやすくなっている部分も多いです。

現場が使い、活用しきれるかで選ぶ

最後に、システム選定や運用に悩んでいる人材紹介事業の経営者・運営担当者に向けて、メッセージをお願いします

山川様　お伝えしたいことが2つあります。1つは使いやすさの重要性です。CRMの選定は、社内のIT担当やマーケティング担当、決裁者レベルが意思決定することが多いと思います。一方で、日々データ入力を行うのは現場のメンバーです。その人たちが使いやすく、入力しやすいシステムであることが、決定的な選定軸になります。

もう1つはデータの可視化機能です。どういうアウトプットでデータを見るかで、意思決定の質は大きく変わります。固定されたフォーマットだけだと、長期的にはデータの見方が偏りやすくなります。LaSのダッシュボード機能をカスタマイズしていただいた経験からも、状況に応じた可変性の有無はとても大事な観点だと感じています。

阿部様　サポート対応のスピードと丁寧さも、重要な選定軸だと感じています。こうしたツールは入れて終わりではなく、その後いかに活用できるかが要です。導入後のわからないことや解消したいことに対するLaSのレスポンスは本当に迅速で、丁寧でした。これまで他社のシステム担当者の方とやり取りしてきた中で、ここまでスムーズに対応いただけた会社はありませんでした。

大澤様　一気通貫の連携も重要だと思います。入口の集客から出口の経理までシステムが連携していないという課題は、同業他社でも抱えているところが多いのではないでしょうか。

そして、担当者の業界知見の深さも、選定の大事なポイントだと感じます。LaSのご担当の方は業界経験14年と豊富で、私たちがまだ見えていない景色まで想像して相談に乗ってくださるのが非常に心強いです。現場レベルで「これはちょっと違うな」と感じることが極めて少ない。それが、私たちがLaSを使い続けている理由の一つです。