【メンバーの定着率100%を実現】人材紹介システム切り替えで全員が毎日使う状態に

事業概要

御社の事業概要と、ショクエージェントの位置づけを教えてください

弊社フードコネクションは、飲食業界の事業者向けに、出店や採用から集客・運営まで幅広く支援しています。「ショクエージェント」は、そのなかで人材紹介事業を担う部門です。私たち自身が飲食業界の現場を見続けてきたため、求人企業側にも求職者側にも、業界の言葉でそのまま会話ができます。そこがグループ全体としての強みだと考えています。

導入前、現場で起きていた属人化と情報過多の問題

LaS導入前は、求職者や求人の情報をどのように管理していましたか？

立ち上げ当初は、紙のヒアリングシートを引き出しにためて、マッチングに使うようなやり方をしていました。そこから求人数が増えてきたタイミングで、他社の人材紹介管理システムを導入しました。選んだ理由は明確で、業界で広く使われていて、コストが合うから。それだけでした。

当時の管理体制で、課題に感じていた部分はどこでしたか？

一番大きかったのは、属人化です。入力する人はきちんとシステムに入力する一方で、入力しない人は画面すら開かない。これでは、システムを持つ意味がないと感じました。原因は、既存のシステムが「できる人の視点」で設計されていることだと考えています。研修もしないでいきなり触り始めるメンバーもいる現場で、その人たちが一目で理解できる作りでなければ、結局は使われない。これは、業界のどのシステムにも共通する課題だと感じています。

もう一つは、自動取り込み機能の副作用です。求人媒体からのCSV取り込みで、学歴、資格、職歴の細部まで大量のデータが入ってきます。実際に見るのはその一部だけなのに、不要な項目を消そうとすると取り込みエラーが起きてしまう。仕方なく情報を抱えたまま運用するうちに、「どれが大事な情報なのか」がわかりにくくなっていきました。データが多すぎることが、逆にデータを使えなくしていたんです。

選定の経緯と決め手

LaSを知ってから、導入決定に至るまでの流れを教えてください

2023年10月にGoogleで人材紹介システムを調べて、LaSのサイト経由で電話しました。フォームの返信を待つよりも、その場で話したほうが早いという判断です。電話口でそのまま知りたかった疑問点を解消でき、検討を深めることにつながりました。検討開始からわずか1か月程度での導入決定でした。

他社と比較するなかで、最終的にLaSを選んだ決め手は何でしたか？

いくつか比較はしましたが、他の有力候補はありませんでした。初期費用が高い会社が多く、自社で使っている業務管理ツールとの連携にも開発費用がかさみます。最終的な決め手は、機能の比較というより姿勢そのものでした。LaSとの最初の打ち合わせで、「一緒に作り上げる人とやりたい」という気持ちが強くなりました。

ホワイトボードでの管理がそのまま画面になった

LaSの操作画面を初めて見たときの印象を教えてください

カンバン形式の操作画面を見て、「これは指で横に動かせるな」と直感的に思いました。私たちはずっとホワイトボードに求職者の情報を磁石で貼り、ステータスを一つずつずらして管理していたのですが、その形がそのまま画面の中にありました。これはホワイトボードがいらなくなるな、と。現場のメンバーがこれまで頭の中でやってきた操作と、画面の動きがそのまま一致していたんです。

メンバー全員が毎日100%LaSを触るようになった

LaSを使い始めてから、業務はどう変わりましたか？

最も大きく変わったのは、メンバーの日々の習慣です。今は、朝の仕事始めにGoogleカレンダーとLaSを開くのが当たり前になっています。求職者が入ったら「LaSに取り込んでおいて」と、自然に言葉が出てくる状態です。試しにメンバーに「昔は何のシステムを使っていたっけ？」と聞いたら、誰も思い出せませんでした。それぐらい浸透しています。

最大の成果は、定着そのものです。メンバー全員が、毎日100%LaSを触っている。そこから求職者へアクションを起こす、状況判断ができる、そういう自走の段階に来ています。

日々の業務に馴染む操作性

LaSの機能で、日常業務にフィットしていると感じる部分を教えてください

飲食業界に特化している分、求人項目は細かいんです。同じイタリアンでも、ファミリー業態のチェーンと、本格イタリアンではまったく別物です。そういう業態区分を自分で簡単にカスタマイズして、ソートをかけてマッチングできる。この機能は本当に重宝しています。

前のシステムでは、項目追加が「付け足しの開発」になってしまっていました。項目を消そうとすると下から順に消さないとシステムが壊れる、といった制約があり、私は操作できてもメンバーには扱えない。それで部門間でもめることもありました。LaSは、業態が一つ増えても簡単に追加できます。この点の使い勝手は非常に良いです。また、Excelのような操作性で、求人一覧を見ながらそのまま編集できる点も助かっています。1求人ずつ詳細画面に入る必要がない。これも、定着を後押ししていると感じます。

電話システムやチャットツールとの連携もスムーズです。求職者名をクリックすればすぐ電話発信ができますし、共有したい情報をURLでチャットに展開することもできる。日々の細かなアクションが、画面遷移のストレスなしに続いていきます。

相談すれば即日返ってくる、伴走するサポートと開発チーム

相談したときの対応で、印象に残っていることはありますか？

私が思いつきで「こういうのができたらいいな」と話すと、その場で複数の選択肢が返ってきます。「いまのLaSではこうできますよ」で終わらず、「もう一歩先に進めるなら、こういう運用に変える手もあります」と、運用そのものに踏み込んだ提案をもらえる。担当のお二人は、何を相談しても嫌な顔をしません。マニュアルに書いてあるようなことでも、面倒がらずに電話で丁寧に説明してくれます。このサポート体制がなければ、システムがどれだけ良くても、使い続けるどころか契約にも至っていなかったと思います。

LaSのサポートと開発チームとの関わり方で、印象的なことはありますか？

相談すると、「これはすぐ私がやります」「これは時間がかかるので会議に上げてみます」など、対応の見通しまでその場で示してくれます。レスポンスは即日が当たり前で、優先順位や、開発会議に上げる必要があるかどうかまで率直に教えてくれる。30か月の利用期間中、機能アップデートも継続的に行われています。現場のメンバーが直接LaSのサポートと連絡を取っていて、「LaSに改善要望を伝えておきました」と、後日メンバーから報告を受けることもあります。

LaSのサポートは人材紹介業の実務をどこまで理解していると感じますか？

「現場のエージェントが日々の操作で苦労している」という現場の切実な悩みが、LaSの担当者にはすぐに伝わります。他社の場合は、システム会社の営業出身のご担当が多い印象で、関係のない業界の例を出されることもあって、やり取りがしにくかったです。LaSの担当者は、私が現状をひと言伝えるだけで、その背景まで汲み取ってくれる。厚生労働省への事業報告書のフォーマット出力にしても、相談するとすぐに必要性を理解して実装してくれました。

「事業報告書で期末は徹夜」が、ボタンひとつに

導入から30か月、振り返って特に大きな効果を感じている部分はありますか？

事業報告書の出力は最も変化を実感した部分です。有料職業紹介事業者には、有効求職者数や成約数などの報告義務があります。10年以上、私の中では「期末は徹夜になるもの」だと思っていました。2、3日経つとデータが変わってしまうので、年度末のうちに一気にやり切るしかなかったんです。LaSにしてからは、日々入力さえしていれば、期末はボタンひとつで出力できます。ストレスなく期末を迎えられるようになりました。

コストは下がり、「やめよう」の声は一度も出ていない

事業全体への効果や、経営的なインパクトはいかがですか？

コスト面では、前のシステムと比べて下がりました。それでいて満足度は上がっています。この数年で、経営判断の場で「システムを変えたほうがいいのではないか」「やめたほうがいいのではないか」と言われたことが、一度もありません。それだけ良いシステムだと評価しています。

機能だけではなく、使い続けられる関係で選ぶ

最後に、システム選定や運用に悩んでいる人材紹介事業の経営者・運営担当者に向けて、メッセージをお願いします

ネット情報だけを鵜呑みにせず、まずは問い合わせてみてほしいです。LaSは、価格の面でも他社より導入しやすいサービスです。それ以上に、話してみるとその良さが伝わってきます。私たちが選定で最終的に重視したのは、機能のスペックではなく、メンバーが触り続けられる仕組みと、伴走者としての姿勢でした。

経営者として「現場の数字を取れ」と言うのは簡単です。難しいのは、その前段の「触ってもらって継続させる」こと。そこを軸にしているシステム会社は、他になかなかない印象です。人材紹介は、人のためにと思える人が現場のマネージャーを務める事業です。だからこそ、システムにも同じ温度感が必要だと思います。私たちと似た状況にいる方には、ぜひ一度、LaSのチームに直接話してみてほしいです。