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人材紹介会社で日々使用する、求人情報や求職者情報、選考進捗などを管理するシステム。

長く同じシステムを使用していると、

「使いづらさを感じているものの、乗り換えにかかる手間を考えると踏み切れない」

「求職者や求人データを問題なく移行できるのか不安」

「新しいシステムに変えても、本当に業務効率が上がるのかわからない」

「乗り換えにどのくらいの費用がかかるのかわからない」

といった悩みが出てくることがあります。

特に人材紹介事業では、求職者・求人企業・求人票・選考履歴など多くの情報を日々蓄積するため、システムの乗り換えは簡単に判断できるものではありません。

一方で、現在のシステムが業務に合っていないにもかかわらず使い続けることも、業務効率や生産性の低下につながる可能性があります。

そこで本記事では、人材紹介システムを乗り換えるべきタイミングから、メリット・デメリット、費用、データ移行の流れ、失敗しないシステムの選び方まで詳しく解説します。

これから人材紹介システム・CRMの乗り換えを検討している方は、ぜひ参考にしてください。

人材紹介システムを乗り換えるべき7つのサイン

「使いにくいから」という理由だけでシステムを変更する必要はありません。

重要なのは、現在のシステムが事業運営や今後の成長に支障を与えていないかです。

次のような状態が複数当てはまる場合は、一度システムの見直しを検討してみてもよいでしょう。

1．システムを導入しているのにExcelやスプレッドシートを併用している

システムだけでは必要な情報を管理できず、

求人情報はシステム
KPIはExcel
求職者とのやり取りは別ツール
売上管理はスプレッドシート

といった状態になっていないでしょうか。

複数のツールに情報が分散すると、二重入力や転記作業が発生するだけでなく、どの情報が最新なのかわからなくなる原因にもなります。

システムを導入しているにもかかわらず手作業が多く残っている場合は、現在の業務フローとシステムが合っていない可能性があります。

2．必要な情報を探すのに時間がかかる

求職者の過去の面談内容、企業とのやり取り、求人情報、選考状況などを確認するたびに、複数の画面やツールを探している状態も見直しのサインです。

人材紹介事業では、CA・RA間で迅速に情報共有できる環境が業務効率に大きく影響します。

必要な情報へすぐアクセスできない状態が続いている場合、システムそのものの情報設計を見直す必要があります。

3．KPIをリアルタイムで把握できない

面談数、推薦数、書類通過数、面接数、内定数、入社数など、人材紹介事業にはさまざまなKPIがあります。

これらを月末にExcelへ集計して初めて把握できる状態では、問題が発生してから改善するまでにタイムラグが生まれます。

システム内のデータからリアルタイムにKPIを確認できれば、**「どこで歩留まりが悪化しているのか」**を早期に発見しやすくなります。

4．入力作業が多く、現場に定着していない

「入力項目が多すぎる」「操作が複雑」「画面がわかりにくい」といった理由から、現場で入力が徹底されないケースがあります。

システムは導入するだけでは意味がありません。

CA・RAが日常的に使用し、必要な情報が蓄積されて初めてCRMとして価値を発揮します。

5．事業拡大にシステムが対応できない

数名の組織では問題がなくても、CA・RAの増員、求人数・求職者数の増加、拠点拡大などによって管理方法が合わなくなることがあります。

現在だけではなく、1年後・3年後の事業規模でも使用できるかという視点も重要です。

6．必要な外部サービスと連携できない

求人媒体やATS、各種コミュニケーションツールなど、人材紹介会社が利用するサービスは増えています。

現在のシステムが必要なサービスと連携できず、手作業による入力・転記が増えているのであれば、乗り換えを検討する理由の一つになります。

7．改修・追加機能に時間や費用がかかる

事業運営の変化に合わせて、

「この項目を追加したい」

「この集計を自動化したい」

「こんな機能が欲しい」

といった要望が出てくることがあります。

そのたびに高額な追加費用が必要だったり、改修まで長期間待つ必要があったりする場合も、長期的な運用コストを含めてシステムを比較してみる価値があります。

システムの乗り換えには一定の負担がありますが、自社の業務に適したシステムを選択できれば、中長期的にはさまざまなメリットが期待できます。

業務効率を改善できる

求人・企業・求職者・選考状況などを一元管理することで、複数ツールへの二重入力や転記作業を削減できます。

さらに、自動化できる業務を増やすことで、CA・RAが本来注力すべき求職者との面談や企業への提案などに時間を使えるようになります。

データを経営・マネジメントに活用できる

単に情報を保存するだけでなく、

面談数
推薦数
書類通過率
面接通過率
内定率
入社率
担当者別実績

などを可視化できれば、感覚ではなくデータをもとにマネジメントできます。

属人化を防ぎやすくなる

求職者とのやり取りや企業情報が担当者個人のメール、Excel、メモなどに残っていると、退職・異動時の引き継ぎが難しくなります。

情報をシステムに集約することで、担当者が変わっても過去の経緯を確認しやすくなります。

将来的な運用コストを削減できる可能性がある

システムの月額料金だけを見ると、新しいシステムの方が高くなることもあります。

しかし、

システム利用料＋追加ツール費用＋改修費＋手作業にかかる人件費

まで含めて比較すると、乗り換えによって総コストを削減できるケースがあります。

人材紹介システム乗り換えのデメリット・注意点

一方、乗り換えには短期的な負担も発生します。

初期費用・移行費用が発生する場合がある

新しいシステムの初期設定費用や導入費用に加え、既存システムに蓄積されたデータを移行するための費用が発生する場合があります。

料金を比較するときは月額費用だけではなく、

初期費用・データ移行費用・設定費用・カスタマイズ費用・サポート費用

まで確認しましょう。

一時的に現場の負担が増える

新しい操作方法を覚える必要があるため、導入直後は一時的に業務効率が低下する可能性があります。

特にCA・RAの人数が多い企業では、マニュアルや研修、問い合わせ体制なども事前に確認しておくことが重要です。

既存ツールとの連携を再確認する必要がある

現在利用しているサービスと新しいシステムが連携できるとは限りません。

システム選定時には、「現在利用しているサービスを一覧化する」ことをおすすめします。

人材紹介システムの乗り換えを検討中の方はこちら

人材紹介システムの乗り換えで最も重要な「データ移行」

乗り換えを検討するとき、多くの企業が不安を感じるのがデータ移行です。

人材紹介システムには長年にわたって蓄積した重要な情報が含まれています。

代表的なものには、

求職者情報
履歴書・職務経歴書
求人情報
企業情報
担当者情報
選考履歴
面談記録
求職者・企業との対応履歴

などがあります。

これらをどこまで新しいシステムへ移せるのか、契約前に確認しておきましょう。

データ移行の基本的な流れ

一般的には次のような流れで進めます。

① 現在のデータを確認する

まず、現在利用しているシステムにどのようなデータが保存されているのか整理します。

↓

② 移行するデータを決める

すべてのデータを移行する必要があるとは限りません。

古いデータ、重複データ、不要なデータを整理することで、新しいシステムをきれいな状態から運用できます。

↓

③ 既存システムからデータを出力する

CSVなど、現在のシステムで利用できる形式でデータを出力します。

↓

④ 新システムに合わせてデータを整形する

旧システムと新システムでは、項目名やデータ構造が異なる場合があります。

そのため、インポートできる形式へデータを調整します。

↓

⑤ テスト移行を行う

いきなりすべてのデータを移すのではなく、一部のデータで正常に移行できるか確認します。

↓

⑥ 本番移行・確認

本番データを移行し、件数や内容、文字化け、紐付けなどに問題がないか確認します。

人材紹介システムの乗り換えにはいくらかかる？

乗り換えに必要な費用は、システムやデータ量、必要なカスタマイズによって異なります。

そのため、単純に「月額○円」で比較しないことが重要です。

確認したいのは、

①初期費用

②月額利用料

③ユーザー追加料金

④データ移行費用

⑤初期設定費用

⑥カスタマイズ費用

⑦外部サービスとの連携費用

⑧導入・運用サポート費用

です。

例えば月額料金が安くても、データ移行やカスタマイズのたびに費用が発生すれば、中長期的なコストは高くなる可能性があります。

反対に、月額料金だけを見ると高くても、これまで複数契約していたツールを一本化できれば総コストが下がるケースもあります。

そのため、3年程度の総保有コスト（TCO）で比較すると判断しやすくなります。

人材紹介システムの乗り換えでよくある失敗

失敗① 機能数だけで選ぶ

機能が多ければ良いシステムとは限りません。

実際のCA・RAが使いこなせなければ、入力されないシステムになってしまいます。

「できること」だけでなく「日常業務で使いやすいか」を確認しましょう。

失敗② データ移行を後回しにする

契約後に、

「このデータは移行できない」

と判明すると、大量の手作業が発生する可能性があります。

システム比較の段階で、移行したいデータをベンダーへ提示することが重要です。

失敗③ 現場を巻き込まずに決める

経営者・管理者だけで決定すると、現場では使いづらいケースがあります。

実際に利用するCA・RAにもデモやトライアルへ参加してもらいましょう。

失敗④ 現在の課題を整理せずに選ぶ

「今のシステムが使いづらい」というだけでは、次のシステムでも同じ問題が起こる可能性があります。

例えば、

「入力工数を30％削減したい」

「KPI集計を自動化したい」

「求人・求職者情報を一元化したい」

など、乗り換えによって解決したい課題を具体化しておくことが重要です。

失敗しない人材紹介システムの選び方

乗り換え先を比較するときは、最低でも次の項目を確認しましょう。

比較項目確認するポイント
操作性	CA・RAが直感的に操作できるか
求職者管理	必要な情報・履歴を管理できるか
求人・企業管理	求人情報を一元管理できるか
選考管理	推薦から入社まで追えるか
KPI	必要な数字を可視化できるか
データ移行	既存データをどこまで移行できるか
外部連携	現在使用するサービスと連携できるか
カスタマイズ	自社の運用に対応できるか
サポート	導入前後の支援があるか
費用	初期費用だけでなく総コストはいくらか

特におすすめしたいのは、実際の業務を想定してトライアルすることです。

「求職者を登録する → 求人を検索する → 推薦する → 選考状況を更新する → KPIを見る」

など、一連の業務を実際に操作すると、資料だけではわからない使いやすさが見えてきます。

逆に、人材紹介システムを乗り換えない方がいいケース

すべての企業がシステムを変更する必要はありません。

現在のシステムで、

必要な業務を問題なく行えている
現場の利用率も高い
大きな手作業が発生していない
必要な機能・連携が揃っている
コストにも問題がない

のであれば、無理に変更する必要はないでしょう。

また、繁忙期など社内リソースを確保できないタイミングで無理に移行すると、現場への負担が大きくなる可能性があります。

重要なのは「新しいシステムに変えること」ではなく、「現在抱えている課題を解決できるか」です。

人材紹介システムの乗り換えなら「LaS」

リクサス株式会社では、人材紹介事業に特化した管理システム**「LaS（ラス）」**を開発・提供しています。

LaSは、実際に人材紹介事業を運営してきた経験から生まれたシステムです。

求人・企業・求職者情報や選考進捗を一元管理する基本的なCRM機能に加え、KPIの可視化やマッチング支援など、人材紹介会社の日々の業務を効率化するための機能を搭載しています。

既存システムからのデータ移行をサポート

システムを乗り換える際に大きな負担となるのが、既存データの移行です。

LaSでは、既存システムからのデータ移行をサポートしています。

「現在使用しているシステムからどのデータを移行できるのか」

「どのような形式で準備すればよいのか」

などについても、導入時にご相談いただけます。

※データの状態・形式等により対応方法が異なる場合があります。

人材紹介会社が開発したシステムだから現場で使いやすい

LaSは、人材紹介会社の実務をもとに開発されています。

CA・RAが日々行う業務を前提として設計しているため、単なる顧客管理ではなく、人材紹介事業の業務フローに合わせた運用が可能です。

また、人材紹介事業経験者が在籍しており、システムの操作方法だけでなく、各社の業務に合わせた運用方法についてもご提案しています。

開発を社内で内製化

LaSは開発を社内で行っています。

そのため、利用企業から寄せられた改善要望や追加機能についても、開発チームと連携しながら検討することができます。

各社に共通してメリットがある機能については、「One for all」の方針のもと、サービス全体への機能追加として検討しています。

導入から運用までサポート

システムは導入して終わりではありません。

LaSでは、

初期設定

データインポート

操作説明

運用方法のご相談

導入後のサポート

まで一貫して対応しています。

特にシステム乗り換えでは、「データを移した後、現場に定着するか」が重要です。

各社の運用状況に合わせながら、スムーズな移行・定着をサポートします。

まとめ｜人材紹介システムの乗り換えは「移行後」まで考えて選ぼう

人材紹介システムの乗り換えには、データ移行や従業員への教育など一定の負担があります。