人材紹介会社のCRM選びは「機能」だけでなく「セキュリティ」で選ぶ時代へ
人材紹介会社が日々取り扱う情報には、求職者の氏名や連絡先だけでなく、職務経歴、年収、転職理由、希望条件、選考状況など、非常にセンシティブな情報が含まれています。
そのため、人材紹介会社にとって「情報をどのように管理し、どのように守るのか」は、業務効率化と同じくらい重要な経営課題です。
一方で、CRMを導入する際には、
「そのシステムは安全なのか？」
「個人情報を安心して預けられるのか？」
「退職者のアカウントはどう管理されるのか？」
「情報システム部門や法務部門のセキュリティチェックをクリアできるのか？」
といった懸念が生まれることも少なくありません。
そこで、人材紹介特化型CRM「LaS」では、より高いセキュリティ水準を目指す取り組みの一環として、クラウドリスク評価プラットフォーム「Assured」による第三者評価を受審しました。
本記事では、人材紹介会社における情報セキュリティの重要性と、CRM選定時に確認したいポイント、そしてLaSが取り組むセキュリティ対策についてご紹介します。
人材紹介会社が扱う情報は、企業にとって重要な「情報資産」
人材紹介会社が扱う求職者情報には、さまざまな個人情報が含まれています。
例えば、
- 氏名・年齢・住所
- 電話番号・メールアドレス
- 学歴・職歴
- 保有資格・スキル
- 現在の年収・希望年収
- 転職理由
- 希望勤務地・希望条件
- 履歴書・職務経歴書
- 面談記録
- 選考状況
- 企業とのやり取り
などです。
これらは求職者一人ひとりのキャリアや生活に深く関わる情報です。
万が一こうした情報が外部に流出すれば、求職者への影響はもちろん、人材紹介会社自身の信用にも大きな影響を与えます。
個人データの漏えい等が発生し、一定の要件に該当する場合には、個人情報保護委員会への報告や本人への通知などが必要となる場合もあります。
つまり情報漏洩は、
「万が一起きたら対応する問題」ではなく、起きる前から備えておくべき経営リスク
なのです。
情報漏洩は「大規模なサイバー攻撃」だけではない
「情報漏洩」と聞くと、高度なサイバー攻撃やハッキングをイメージする方も多いかもしれません。
しかし、人材紹介会社における情報管理のリスクは、もっと身近なところにも存在します。
メールの誤送信
求職者の履歴書や職務経歴書などを、誤った宛先へ送信してしまう。
退職者による情報の持ち出し
退職する社員が、担当していた求職者情報や企業情報を私物PCや個人クラウドなどへコピーしてしまう。
アカウントの放置
退職・異動した社員のアカウントが削除・無効化されないまま残ってしまう。
Excel・ファイルのコピー
個人PCや共有フォルダに保存されたExcelファイルが、意図せず社外へ持ち出されてしまう。
不正アクセス
ID・パスワードなどの認証情報が悪用され、第三者からシステムへアクセスされる。
このように、情報漏洩の原因は「外部からの攻撃」だけではありません。
社内の情報管理そのものがセキュリティ対策の重要なポイントになります。
「情報漏洩＝信用の失墜」につながる理由
人材紹介会社にとって、求職者から預かる情報は事業そのものです。
求職者から、
「この会社なら安心して自分の経歴を預けられる」
と思ってもらえることが、サービスを継続するための大前提です。
もし情報漏洩が発生すれば、
- 求職者からの信用低下
- 取引企業からの信用低下
- 新規登録者数の減少
- 既存顧客との取引への影響
- 対応・調査・再発防止に伴うコスト
- ブランドイメージの毀損
など、直接的・間接的にさまざまな影響が生じる可能性があります。
だからこそ、セキュリティ対策は単なる「ITコスト」ではありません。
企業の信用と事業継続を守るための投資なのです。
CRM導入時に「IT・法務部門」が気にするセキュリティ
「現場が使いやすい」だけでは、CRMは選べない
人材紹介会社がCRMを導入するとき、現場では、
「操作が簡単か」
「求職者を検索しやすいか」
「求人と求職者を紐づけられるか」
「KPIを管理できるか」
といった機能面が重視されます。
もちろん、これらは重要です。
しかし、企業規模が大きくなるほど、CRM選定ではもう一つの視点が重要になります。
それが、
「そのシステムを安全に利用できるのか？」
という視点です。
特に、一定規模以上の企業では、情報システム部門や法務・コンプライアンス部門によるセキュリティチェックが行われるケースがあります。
そのため、
「現場はこのCRMを使いたい」
だけでは導入を決定できないケースもあります。
「Excelだから安全」「自社開発だから安全」とは限らない
CRMの導入を検討する際、
「クラウドに個人情報を預けるのは不安だから、Excelで管理した方が安全なのでは？」
と考える企業もあるかもしれません。
しかし、Excel管理にもさまざまなリスクがあります。
例えば、
- ファイルを誰が保有しているのか分からない
- コピーされたファイルを把握できない
- メールやチャットでファイルが転送される
- 退職者のPCにデータが残る
- 最新版のファイルが分からなくなる
- 閲覧権限を細かく設定しづらい
- 担当者ごとに情報が分散する
といった問題です。
また、
「自社で開発したシステムだから安心」
というわけでもありません。
重要なのは、どのような仕組みで情報を守り、誰がアクセスでき、退職・異動時にはどう管理するのかという運用まで含めて考えることです。
LaSは第三者機関「Assured」によるクラウドセキュリティ評価を受審
自社基準だけではなく、第三者の視点からセキュリティを評価
人材紹介会社が安心して利用できるCRMを目指すため、LaSではセキュリティ対策を継続的に強化しています。
その取り組みの一つが、
クラウドリスク評価プラットフォーム「Assured」による第三者評価の受審です。
Assuredは、クラウドサービスを利用する企業が安心してサービスを選定できるよう、クラウドサービスのセキュリティリスクを第三者の専門家が評価するプラットフォームです。
独自の質問票を用い、国内外の主要なガイドラインやフレームワークなどを踏まえてクラウドサービスのセキュリティを評価しています。
つまりLaSは、
「自社ではセキュリティ対策をしています」と説明するだけではなく、第三者の専門的な視点から評価を受ける
という取り組みを行っています。
これは、人材紹介会社の皆様により安心してLaSをご利用いただくための重要なステップです。
LaSが取り組む「情報を守るための仕組み」
① ユーザーごとのアクセス権限を管理
人材紹介会社では、すべての社員がすべての情報へアクセスできる必要があるとは限りません。
例えば、
「CAは担当する求職者情報を中心に閲覧する」
「RAは企業・求人情報を中心に管理する」
「管理者は必要な情報を横断的に管理する」
など、役割に応じて適切な権限設定を行うことが重要です。
LaSでは、ユーザーごとにアクセス権限を設定することで、
「誰が、どの情報にアクセスできるのか」
を管理できる環境を提供しています。
② 退職者・異動者のアカウントを適切に管理
人材紹介会社では、社員の入社・異動・退職が発生します。
特に退職時に重要なのが、
「退職した社員がシステムへアクセスできない状態にすること」
です。
LaSではユーザーアカウントを管理し、退職者など不要になったユーザーのアクセスを停止できる仕組みを整えています。
これにより、退職後もアカウントが残り続けることで発生する情報アクセスのリスクを抑えます。
③ 「個人のPC」に情報を閉じ込めない
人材紹介会社が抱える大きな課題の一つが、情報の属人化です。
例えば、
「この求職者の情報は、担当CAのPCにしかない」
「過去の面談内容を知っているのは担当者だけ」
「退職した担当者が大量の情報を持っていた」
という状態です。
これは業務効率の問題だけではありません。
企業が保有する情報資産を個人に依存してしまうリスクでもあります。
CRMを活用して情報を適切に一元管理することで、担当者個人に依存しない情報管理を実現できます。
IPA「SECURITY ACTION 二つ星」を宣言
LaSを提供する当社では、情報セキュリティへの取り組みとして、IPA（独立行政法人情報処理推進機構）が推進する「SECURITY ACTION」において二つ星を宣言しています。
「SECURITY ACTION」は、中小企業が自ら情報セキュリティ対策に取り組むことを宣言する制度です。
二つ星では、情報セキュリティ自社診断を実施したうえで、情報セキュリティ基本方針を策定・公開し、情報セキュリティ対策に取り組むことを宣言します。
LaSでは、こうした取り組みも含め、サービスを利用する企業が安心して情報を預けられる環境づくりを進めています。
累計導入社数100社突破。大規模人材紹介会社にも選ばれるLaS
「使いやすさ」と「安心」を両立する人材紹介特化型CRM
LaSは、人材紹介会社の業務に特化して開発されたCRMです。
これまで、
累計導入社数100社を突破。
さらに、年商10億円以上のエンタープライズ規模の人材紹介会社でも多数利用されています。
小規模な人材紹介会社だけではなく、組織規模が大きく、より高度な情報管理が求められる企業にも選ばれていることは、LaSの大きな特徴の一つです。
人材紹介会社の規模が大きくなるほど、
- 求職者情報が増える
- CA・RAの人数が増える
- 部署や拠点が増える
- 権限管理が複雑になる
- 情報漏洩リスクが高まる
- セキュリティ要件が厳しくなる
といった課題が生まれます。
だからこそLaSは、
「人材紹介業務を効率化するCRM」だけではなく、「企業の情報資産を適切に管理するための業務基盤」
として進化を続けています。
人材紹介会社のCRM選びに「セキュリティ」という新しい基準を
CRMを選ぶ際、
「機能が多い」
「価格が安い」
「操作が簡単」
という比較だけでは、本当に自社に適したシステムなのか判断できません。
これからの人材紹介会社に必要なのは、
「どれだけ便利か」だけではなく、「どれだけ安心して使えるか」
という視点です。
特に、
- Excelで求職者・求人情報を管理している
- 情報がCA・RA個人に属人化している
- 退職者による情報持ち出しが心配
- 社員ごとにアクセス権限を設定したい
- 情報システム部門・法務部門のチェックに対応したい
- セキュリティを重視してCRMを選びたい
- 人材紹介会社に特化したCRMを探している
という企業には、CRMのセキュリティ体制を一度見直すことをおすすめします。
LaSは、人材紹介会社の「情報」を守り、事業を支えるCRMへ
人材紹介会社にとって、求職者や企業の情報は事業の根幹です。
だからこそ、
「誰が情報を見るのか」
「どこに情報を保管するのか」
「退職した社員はアクセスできるのか」
「万が一に備えてどのようなセキュリティ対策を行っているのか」
を明確にすることが重要です。
LaSでは、今回のAssuredによる第三者評価をはじめ、今後もセキュリティ対策を継続的に強化していきます。
人材紹介特化型CRM「LaS」は、累計導入社数100社を突破。
年商10億円以上のエンタープライズ規模の人材紹介会社にも多数ご利用いただいています。
- ■インタビュー記事URL
- https://lixas-system.com/interviews
「そろそろExcel管理から卒業したい」
「情報の属人化を解消したい」
「セキュリティまで考えてCRMを選びたい」
そんな人材紹介会社の皆様へ。
人材紹介業務の効率化と、情報資産の適切な管理を両立するCRM「LaS」を、ぜひ一度ご相談ください。
人材紹介会社のCRM・セキュリティについて、まずはお気軽にご相談ください
LaSでは、現在の業務フローや情報管理の方法をヒアリングしたうえで、貴社に合ったCRMの活用方法をご提案します。