CRMシステムは、顧客データの管理、販売の追跡、マーケティングキャンペーンの自動化、カスタマーサポートの提供など、さまざまな機能を提供します。 人材紹介事業で導入される際は、主に下記のような事項を目的とするケースが多いです。
・企業・求人・求職者情報の管理
・どの求職者がどの会社の求人の何次選考に進んでいるか、などの進捗管理
・売上情報の管理
・目標・KPIに対しての各社員の達成状況の管理
CRMシステムは、基本的に各企業の事業に合わせてカスタマイズができるような仕組みとなっていますが、カスタマイズができる範囲や難易度は、システムによって様々です。
下記では、人材紹介事業でCRM導入をする際、一般的に必要となる内容を説明します。
▼アカウントの設定
システムを利用する社員やチームメンバーのアカウントを作成し、適切な役割設定をします。 例えば、管理者には設定の変更権限があるが、メンバーは設定を変更できないようにする、など。 データの機密性に応じて、ユーザーごとにアクセス権限を設定する必要があります。
▼管理項目の設定
人材紹介業であれば、最低限、下記のような項目の設定が必要です。
・企業情報の管理項目
→企業名、事業内容、契約状況など、取引先企業について管理しておきたい情報の項目
・求人票の管理項目
→求人企業名、求人票タイトル、職種、募集要件など、求人票に記載したい情報の項目
・求職者の管理項目
→求職者名、年齢、性別、転職の希望条件など、求職者について管理しておきたい情報の項目
・選考フロー・選考結果
→一次面接、二次面接といった選考フローや、当該選考が通過したか、お見送りか・辞退か、などといった選考結果について、どのような運用にするか
▼データの整理とインポート
既存の顧客データがある場合は、CRＭシステムの運用を開始する前にインポートをしておく必要があります。 CSVファイルなどの形式でデータ移行が可能なシステムが多いです。 なお、CSVファイルに何の情報をどのように記載するかについては、システムごとに異なります。 また、情報の整理や重複などについても、データ移行前に行う必要があります。
▼他システムとの連携設定
メール、カレンダーなどの社内ツールとの連携を設定し、情報の一元化を図ります。 また、必要に応じてAPIを設定し、他のシステムとデータを連携させます。
▼ダッシュボードとレポートの設定
管理したいKPI項目の設定を行います。 その上で、ユーザーごとの目標数字を設定します。
▼会社のロゴやレイアウトの設定
会社のロゴや、求人票・求職者レジュメなどをどのようなレイアウトで出力するかの設定を行います。
▼メールのテンプレートやエントリーフォームの設定
メールのテンプレートや、求職者のエントリーフォームを作成します。
人材紹介業でCRMを導入する際には、自社の事業の状況に合わせて上記のような設定を行い、ようやく本運用を開始することができます。 なお、カスタマイズできる項目・内容が増えれば増えるほど、より自社の運用方法にマッチした設定ができるようになりますが、その分、設定方法が複雑になり、システムにおける高度な専門知識が求められることもあります。
前項で述べた各種設定を行うには、一定のITリテラシーがあることに加え、作業を行う人間が、自社の紹介事業の流れについてしっかりと理解をしている必要があります。 基本的に、現場で業務を行っている社員の方が、適切に設定を行える可能性は高いですが、 本来の業務外の作業に時間を取らせる形になってしまいます。
人材紹介事業向け管理システム『LaS』では、システム導入・乗り換え時の初期項目設定・データインポートのサポートを無料で対応しております。 なお、データインポートに関しましては、データの成型からお手伝いが可能ですので、社内に専任担当がいない場合でも、安心してご活用いただけます。
・システム導入をしたい・乗り換えをしたいが、データ移行が面倒くさい…
・システム導入・乗り換えに割ける人員工数が足りていない…
・ITリテラシーの高い人間が社内にいない…
など、お悩みがございましたら、ぜひお気軽にお問合せくださいませ。
・人材紹介会社が作成した、人材紹介事業向けのシステム
現場目線で直感的に使いやすい画面・操作性が特徴です。
また、人材紹介事業経験者が多数在籍しているため、 導入後の運用面についても、自社事業に合わせたカスタマイズの提案や、 実現したい世界観に近づけるための運用提案に自信があります。
・開発は全て社内で内製化
お客様からの改善要望や追加機能のご相談について、 スピーディーに着手が可能です。
LaSを利用中の全てのクライアントにメリットがある 追加機能のご提案については、開発費用を無料で対応させていただきます。 （One for all方針）
・導入後のサポートまで一貫して対応
システム導入時の初期設定やデータインポート、 導入後の操作説明については、お客様のご要望の方法で随時対応しております。 こちらについても費用は無料。
システムのカスタマイズが必要な際や、新機能搭載時のサポートなども含まれますため、 将来的なランニングコストを心配せずにご利用いただけます。
①知人経由で評判が良かったシステムを導入したが、自社にはマッチしなかった…
「人材紹介で必要と思われる機能については全て兼ね備えているシステムでしたが、 社内ではいまいち運用が定着せず、Excelやスプシで管理していた時代と 大して状況が変わりませんでした…」
事業の状況や情報管理方法は会社によって異なります。 「どうして管理ツールを導入しようと思っているのか」 「管理ツールを導入することでどんな未来を想定しているのか」 を明確にした上で、各社の管理ツールを検討することをお勧めします。
②基本料金だけでなく、オプションやサポート費用も確認しておくべきだった…
「初期費用や月額利用単価の安さ重視で決定してしまったが、 社内にシステムに詳しい人間がいなかったため、 システムの初期設定やデータ移行を依頼することになり… 大幅に予算をオーバーしてしまいました。」
システムの利用料金やオプション費用の設計は各企業によって異なります。 検討を進めている各システムについて、 追加で費用が発生するのがどのようなケースなのかは 事前にしっかりと把握しておく必要があります。
➂ 細かな修正要望や改善依頼についても、こまごまと別途料金が発生する…
「求人票に掲載する文字数を増やしたいと依頼したいだけなのに、 担当者と何回も打ち合わせが必要になったうえ、最終的には法外な費用がかかると言われ、 結局諦めることに…
時間と工数だけ割かれて、何も改善されませんでした。」
システムを運用する中で、改善要望が出てくるのは必然。
せっかくお金を払うのであれば、ニーズに合ったシステムを利用したいものです。
いかがでしたか？あなたのチームでも同じお悩み、抱えていませんか？ リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。
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