CRMシステム（Customer Relationship Management System）は、顧客情報や取引履歴を一元管理し、営業、マーケティング、カスタマーサポートなどの業務を効率化するためのソフトウェアやプラットフォームです。 一般的には、企業が顧客との関係を強化し、顧客満足度を向上させるために利用されます。
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人材紹介事業において、CRMシステムを活用することは、求職者（候補者）と企業（クライアント）双方との関係を効率的に管理し、ビジネスの成功に直結する効果を発揮します。 具体的な活用方法は下記の通りです。
・求職者（候補者）管理
求職者の履歴書、スキルセット、面接履歴などを一元管理することで、候補者に最適な求人を提案できます。
・企業（クライアント）管理
クライアント企業の求人情報、連絡履歴、契約条件を記録することで、迅速な対応を実現できます。
・業務の効率化
自動化機能（例：フォローアップリマインダー、メール配信）を活用して、効率的に求職者と企業をマッチングすることが可能です。
・進捗管理
候補者が応募から採用に至るまでのプロセスを追跡し、進捗状況をクライアントや候補者と共有できます。
・フィードバック管理
面接結果や企業・候補者からのフィードバックを記録し、次回の提案や改善に活かせます。
・レポート作成と分析
営業活動を分析したり、クライアントごとの収益、応募者の採用率などをレポート化することで、どの業種・職種で需要が高いかを特定できます。
・候補者データの分析
登録者のスキル傾向、希望条件の傾向を把握し、新規クライアント開拓の戦略に活用することができます。
・パフォーマンスの追跡
営業担当者やリクルーターごとのパフォーマンスを可視化することで、 ボトルネックを特定し、プロセスの改善に繋げられます。
まず、CRMシステムを導入する理由や目標を明確にする必要があります。 具体的には下記の通りです。
・求職者への求人紹介・応募履歴や面接の進捗状況を確認したい。
・求職者・企業に対するフォローアップを向上させたい。
・求職者集客・企業開拓活動の効率化したい。
など
その上で、
・どの部門（営業、マーケティング、カスタマーサポート）が主に使用するか？
・どのようなデータを管理したいのか？
・どのような機能（例：分析、ワークフロー自動化、レポート作成）が必要か？
についても整理をする必要があります。
CRMシステムに必要な要件をリストアップします。 具体的には下記の通りです。
・基本機能
顧客データベース管理、連絡先管理、営業パイプライン管理。
・追加機能
マーケティングオートメーション、カスタマーサポート機能、統計レポート作成。
・連携性
既存のツール（例：メール、ERPシステム、SNS）との統合。
・データ管理
どのようなデータを収集するか（名前、連絡先、購買履歴など）。 データのセキュリティとプライバシー保護に関する方針。
CRMシステムをゼロから開発するか、既存のCRMソリューションを利用するかを決定します。
・自社専用のCRMをオーダーメイドで開発する
要件に合わせて自社オリジナルのCRMを作成する方法です。 事業に合わせて、必要な機能を搭載できる一方で、 初期開発費用が高く、開発時間を要するケースが多いです。
・パッケージ型のCRMシステムを導入する
ゼロから開発するよりも、安価に抑えられるケースが多いです。 機能やカスタマイズ性についてはプロダクトによって異なるため、 各製品について調査を行い、要件を満たせるかどうかを検討する必要があります。
CRMを具体的に設計し、設定を行います。 具体的には下記の通りです。
・データモデルの設計
顧客情報、取引、連絡履歴などの構造化。
・ワークフローの設計
自動化の範囲（例：リードのフォローアップ、カスタマーサポートチケットのルーティング）。
・アクセス管理
各部門やユーザーの権限設定。
CRMを既存のツールやシステムと統合します。
・メール
GmailやOutlookとの連携。
・マーケティング
メールマーケティングツール（Mailchimpなど）との統合。
・Eコマース
ShopifyやMagentoなどのプラットフォームと接続。
・分析ツール
Google AnalyticsやBIツールとの連携。
・テスト
システムの全機能を実際のシナリオでテストし、不具合や設定ミスを修正します。
・トレーニング
従業員にCRMの使い方を教育する。チュートリアルやマニュアルを提供します。
システムを正式に稼働します。 ユーザーからのフィードバックを収集し、必要に応じて設定を調整します。
以下を継続的に実施します。
・機能の追加やアップデート。
・新しいデータ分析方法の導入。
・定期的なトレーニングやレビュー。
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リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。 LaSは人材紹介事業に特化したパッケージ型のCRMとなります。
・人材紹介会社が作成した、人材紹介事業向けのシステム
現場目線で直感的に使いやすい画面・操作性が特徴です。 また、人材紹介事業経験者が多数在籍しているため、 導入後の運用面についても、自社事業に合わせたカスタマイズの提案や、 実現したい世界観に近づけるための運用提案に自信があります。
・開発は全て社内で内製化
お客様からの改善要望や追加機能のご相談について、 スピーディーに着手が可能です。 また、LaSを利用中の全てのクライアントにメリットがある 追加機能のご提案については、開発費用を無料で対応させていただきます。 （One for all方針）
・導入後のサポートまで一貫して対応
システム導入時の初期設定やデータインポート、 また、導入後の操作説明については、お客様のご要望の方法で随時対応しております。 こちらについても費用は無料。 システムのカスタマイズが必要な際や、新機能搭載時のサポートなども含まれますため、 将来的なランニングコストを心配せずにご利用いただけます。
①知人経由で評判が良かったシステムを導入したが、自社にはマッチしなかった…
「人材紹介で必要と思われる機能については全て兼ね備えているシステムでしたが、 社内ではいまいち運用が定着せず、Excelやスプシで管理していた時代と 大して状況が変わりませんでした…」
事業の状況や情報管理方法は会社によって異なります。 「どうして管理ツールを導入しようと思っているのか」 「管理ツールを導入することでどんな未来を想定しているのか」 を明確にした上で、各社の管理ツールを検討することをお勧めします。
②基本料金だけでなく、オプションやサポート費用も確認しておくべきだった…
「初期費用や月額利用単価の安さ重視で決定してしまったが、 社内にシステムに詳しい人間がいなかったため、 結局、システムの初期設定やデータ移行を依頼することになり… 大幅に予算をオーバーしてしまいました。」
システムの利用料金やオプション費用の設計は各企業によって異なります。 検討を進めている各システムについて、 追加で費用が発生するのがどのようなケースなのかは 事前にしっかりと把握しておく必要があります。
➂ 細かな修正要望や改善依頼についても、こまごまと別途料金が発生する…
「求人票に掲載する文字数を増やしたいと依頼したいだけなのに、 担当者と何回も打ち合わせが必要になったうえ、 最終的には法外な費用がかかると言われ、結局諦めることに… 時間と工数だけ割かれて、何も改善されませんでした。」
システムを運用する中で、改善要望が出てくるのは必然。 せっかくお金を払うのであれば、ニーズに合ったシステムを利用したいものです。
いかがでしたか？あなたのチームでも同じお悩み、抱えていませんか？ リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。
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