・現在使用しているシステムに不満があるものの、システムを入れ替える人員工数や費用を考えると、腰が重い…
・どのシステムも似たり寄ったりに感じられるため、今より良いシステムに変更できるのかどうか分からない…
上記のようなお悩みはありませんか? 本記事では、基幹システムを変更するメリット・デメリットを明確にした上で、システムの変更をした方がいいという、具体的な事例を挙げさせていただきます。
[[人材紹介業のシステム乗り換えを検討中の方はこちら]]
基幹システムの変更は長期的なメリットを目指すものですが、短期的には多くのコストやリスクが伴います。 計画を慎重に立て、移行プロセスを適切に管理し、従業員の教育やテストを十分に行うことで、成功の可能性を高めることが重要です。
▼デメリット
・初期費用がかかる
システムの導入や設計の際に、多額の費用がかかる場合があります。 また、既存のシステムに蓄積されているデータを新しいシステムに移行する場合は、その作業量に応じて追加でコストが発生することもあります。
・従業員への影響・混乱
使い慣れたシステムから新しいシステムに変更することにより、操作に慣れるまで、従業員の作業効率が一時的に低下することがあります。 また、従業員が既存のシステムに満足をしている場合、システム変更に対する抵抗感やストレスが従業員のモチベーションに影響を与えることも考えられるでしょう。 従業員が操作をキャッチアップし、業務に影響が出ないレベルで使用ができるようになるまで、トレーニングの時間を考慮する必要があります。
・他システムとの連携
社内で使用している他ツールと基幹システムを連携して使用している場合、基幹システムを変更することで、連携ができなくなってしまったり、さらなる追加費用や時間が必要になることがあります。 また、パッケージシステムでなく独自開発のシステムを使用している場合などは、特定の業務に合わせたカスタマイズが難しい場合があります。
・技術的な不確実性
運用が軌道に乗るまでは、導入後の不具合発生リスクが存在します。 また、新システムが期待通りのパフォーマンスを発揮しない可能性があります。
▼メリット
・業務効率化
古いシステムの非効率なプロセスを見直し、自動化や最適化を進めることで、業務がスムーズに進行します。 新しい技術を導入することで、処理速度やデータ管理の精度が向上します。
・競争力の強化
最新技術を取り入れることで、ビジネスのスピードを上げ、新しい市場の変化に迅速に対応できます。 カスタマイズ性が高いシステムで顧客ニーズに適応しやすくなります。
・コスト削減
既存システムの保守費用や古いハードウェアの維持費が削減される可能性があります。 サードパーティ製の最新ツールとの連携が容易になり、全体の運用コストを下げられる場合があります。
・セキュリティの向上
新しいシステムは最新のセキュリティ対策を取り入れており、サイバー攻撃や情報漏洩のリスクが減少します。
・データ活用の向上
ビッグデータ分析やAI活用など、現代的な技術を活用して意思決定を支援するシステムを構築できます。
基幹システムの変更を行うべきかどうかの判断は、現在の課題と将来のビジョンに基づいて慎重に行う必要があります。 具体的には、「現状の課題の深刻度」と「新システム導入のコストとリターン」を比較し、変更が価値を生む状況で実施することが推奨されます。
▼変更をした方がいいケース
・既存のシステムが古い場合
現在使用しているシステムが古く、ソフトウェアやハードウェアの障害が頻発し、運用コストが高騰している場合、システムを新しくすることで長期的なコストを削減できる可能性があります。 また、古いシステムが新しい法律や規制に対応できていない場合などは、システムを変更した方が良いでしょう。
・ビジネス要件が変化した場合
新しいマーケティングツールや分析システムとの連携ができないなど、 ビジネスの拡大や業界のデジタル化に伴う新しいニーズに、既存システムが適応できない場合は、組織の成長や規模拡大を見据えて、基幹システムの変更をした方がいいと言えるでしょう。 また、業界の競合他社がすでに最新の基幹システムを導入しており、自社が遅れをとっているなどの場合も然りです。
・業務効率が低い場合
システムの操作が複雑で、利用者(従業員や顧客)の満足度が低い・モバイルデバイスやクラウドベースでの利用ができず、利便性が低い場合。 また、システムを導入しているにも関わらず、依然として手作業が多い場合などは、システムを見直すことによって業務効率を向上させられる可能性があります。 業務効率向上によって従業員の生産性が上がり、収益が向上するのであれば、デメリットを勘案した上で、利益のほうが大きいと考えられます。
▼変更をしない方がいいケース
・明確な理由や目的がない場合
システム変更の目的が曖昧である場合、プロジェクトが成功する可能性が低くなります。 「最新のシステムにしたい」や「他社もやっているから」という動機では、期待した成果が得られない可能性があります。
・既存システムが十分に機能している場合
既存システムが業務要件を満たしており、コスト効率も良好である場合、変更の必要性は低いです。 小さな改修やカスタマイズで対応可能であれば、全面的な変更は不要です。
・変更に耐えられるリソースが不足している場合
社内にシステム変更を担当するスキルを持つ人材がいない。 専門のベンダーやプロジェクト管理者を確保する予算や余裕がないなど、 リソースが不十分な状態でシステム変更を進めると、導入に失敗する可能性が高まります。 同様の理由から、リソースが足りていたとしても、繁忙期や重要な事業の進行中に基幹システムを変更をするのは避けた方が良いと言えるでしょう。
・投資対効果が見込めない場合
新しいシステムの導入コストが高すぎて、期待される利益や効率化の効果が相殺される場合。 コスト削減が主目的であっても、実際には総コストが増える可能性があります。
リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。 LaSでは、候補者の履歴書、面接記録、進捗状況などのデータをシステム上で一元管理できるといった、基本的なCRMとしての機能はもちろん、 マッチングのサポート機能やデータ分析機能など、人材紹介事業に必要な各種機能を兼ね備えております。
既存システムからのデータ移行のサポートなども無償で対応しておりますので、 長期的な目線でコストパフォーマンスの高いシステムとなっています。
・人材紹介会社が作成した、人材紹介事業向けのシステム
現場目線で直感的に使いやすい画面・操作性が特徴です。
また、人材紹介事業経験者が多数在籍しているため、 導入後の運用面についても、自社事業に合わせたカスタマイズの提案や、 実現したい世界観に近づけるための運用提案に自信があります。
・開発は全て社内で内製化
お客様からの改善要望や追加機能のご相談について、 スピーディーに着手が可能です。
LaSを利用中の全てのクライアントにメリットがある 追加機能のご提案については、開発費用を無料で対応させていただきます。 (One for all方針)
・導入後のサポートまで一貫して対応
システム導入時の初期設定やデータインポート、 導入後の操作説明については、お客様のご要望の方法で随時対応しております。 こちらについても費用は無料。
システムのカスタマイズが必要な際や、新機能搭載時のサポートなども含まれますため、 将来的なランニングコストを心配せずにご利用いただけます。
資料請求・無料トライアルをご希望の方は、下記ボタンをクリックしてください。
[[お問い合わせ]]