人材紹介会社が業務を円滑に進め、クライアントとの信頼関係を築くためには、業務の各段階（登録、紹介、契約、請求・支払い、報告など）で帳票を用意する必要があります。
人材紹介業においては、法律で記載内容が定められている帳票もあるため、注意が必要です。
本記事では人材業で必要となる各種帳票類の例を、業務フローに沿ってご紹介します。
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・求職者情報の登録シート
法律に基づき、求職者の基本情報（氏名、連絡先、職務経歴、スキル、希望条件など）を記録し、適切に管理する必要があります。
・サービス利用規約・個人情報取扱い規約
求職者に対しては別途、人材紹介サービスの利用や個人情報の取り扱いに関する規約を明示し、同意を得る必要があります。
・クライアント企業の登録シート
法律に基づき、クライアント企業の基本情報（会社名、業種、所在地、採用担当者の連絡先、契約条件など）を記録し、適切に管理する必要があります。
・人材紹介手数料に関する契約書
求人企業に対しては別途、人材紹介契約や手数料に関する契約書を提示し、締結する必要があります。
・求人票
クライアント企業から受け取った求人情報（募集職種、業務内容、勤務地、雇用形態、給与条件、必要なスキル・資格など）を基に作成する書類で、記載必須事項・記載禁止事項については法律で定められています。
・求職者の履歴書・職務経歴書、スキルシート
求職者自身が作成する、勤務歴や職務経歴を整理した資料です。 必要に応じて、求職者のスキルを客観的に整理したスキルシートを、人材紹介会社が作成します。 （事務職や専門職の場合に用意するケースが多いです。）
・推薦状
候補者を企業に推薦する際に用意する簡潔な説明書類です。
・内定通知書・雇用条件通知書
求職者の内定時に、採用企業からの提示が義務付けられている書類です。 人材紹介会社は採用企業から内定通知書・雇用条件通知書を受け取り、 求職者に共有した上で、内定受諾の可否を確認する必要があります。
・内定承諾書
求職者が内定を受け入れる意思を確認する書類です。
・請求書
求人企業に対して、求職者の成約時、紹介手数料を請求する際に発行します。
・支払い確認書
手数料支払いがあった顧客企業を確認するための書類です。
※詳細はこちらの記事にて紹介をしています。
・職業紹介事業報告書
毎年4月30日までに職業紹介事業報告書を提出することが全ての事業主に義務付けられています。
・求職管理簿、求人管理簿、手数料管理簿
職業紹介事業所が備え付けるべき帳簿書類の例といて労働局が提示しています。
[[システムを活用して帳票出力・管理をラクにする]]
帳票類は、候補者・クライアント企業双方の信頼を得るため、また法令遵守のために不可欠です。 また、帳票作成・管理にあたっては、ITツールやクラウドシステムを活用して効率化することも重要です。 必要に応じて、業界特有の要件や企業の業務フローに合わせてカスタマイズすると良いでしょう。
リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。 LaSでは、支援する求職者・求人企業の情報を一元管理できます。 各情報に紐づいた帳票の出力や、企業・求職者から回収する各種書類の整理も分かりやすく・簡単に整理することが可能です。
▼求職者のレジュメ・ブラインドレジュメを出力
キャリアシート・履歴書・推薦状など、目的に合わせたカスタマイズができるレジュメ出力機能を用意しており、ブラインドレジュメの出力もワンクリックで完了します。 レジュメ・ブラインドレジュメをまとめて企業に提案できる一括送信機能も搭載済です。
▼入力された売上情報をもとに、請求書を作成
求職者ごとの売上金額を反映した状態で請求書の発行が可能です。 発行した請求情報は自動で保存され、その後の入金情報まで一元管理できます。 請求送付のタイミングで請求書が作成されていない場合のアラート機能も搭載済です。
▼事業報告書や各種管理簿をワンクリックで出力
LaS上で管理している内容が、各種管理簿・事業報告書に反映される形となります。
労働局にそのまま提出できるフォーマットで、情報が出力されます。
※↓出力される事業報告書のイメージ↓
Excelファイルでダウンロードされるため、出力後の修正なども可能です。
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