求人企業に求職者を紹介し、入社が決定した際、 求職者が現職の場合は、現在の職場に退職の意思を伝え、転職先の会社への入社日を調整していく必要があります。
求職者が「現職を辞めることができなかった」「入社を取りやめる」となった場合、転職予定であった求人企業には多大な迷惑がかかります。
そのため、入社を決定した求職者の退職交渉は、人材紹介会社の立場でしっかりとサポートをする必要があります。
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まず、内定承諾時には、その後の辞退が企業側に迷惑をかける行為となることを、しっかり求職者に伝える必要があります。 他社の選考が残っている場合は、辞退をするよう促すだけでなく、辞退をしたかどうかまで確認をすることが大切です。
また、求職者から聞いていた希望が、しっかりその会社で叶えられているかどうかということは、求職者の内定承諾時に改めて確認する必要があります。 希望とミスマッチであるにも関わらず、求職者が内定承諾をすると言っている場合は、その理由も深堀りをして確認をするべきでしょう。
法律上、従業員には「職業選択の自由」を認められており、労働契約については、労働者が解約を希望する日の2週間前までにその意思を伝えていれば、一方的な解約も可能です。
そのため、求職者の入社意思・転職意思さえ固ければ、退職交渉が難航したとしても 「現職を辞められない」ということはありません。 「現職に未練がないかどうか」という部分も含めて、ケアをしていく必要があります。
退職のフローについては会社ごとに異なりますが、一般的には
① 直属の上司に退職の意思を伝える。
② 退職の流れについて確認し、規定に沿って手続きを進める。
③ 退職日や最終出社日を決定する
④ 退職日・最終出社日に合わせ、業務の引継ぎを進めていく
という流れになります。
特に、初めて転職をする求職者の場合は、どうやって退職交渉を進めればいいのかで悩むケースも多くありますので、上記の流れを伝えておきましょう。
また、円満退職に越したことはありませんが、優先するべきは退職する現職よりも、これから入社する予定の転職先企業の心象であることも、合わせて伝えておくとよいでしょう。
なお、転職先の企業も求職者の入社に向けて受け入れ準備を進める必要があります。
求職者が現職の就労規則を把握できている場合は、「退職の意思を何日前に伝えれば良いとされているか」 就労規則を把握できていない場合は、「現職を辞めるのにどれくらいの期間が必要そうか」 を確認し、共有をしておきましょう。
人材紹介会社の立場から、都度求職者に確認しておくべき事項をご説明します。
① 直属の上司に「いつ」退職の意思を伝えるのかを確認する。
入社が決定したら、なるべく早く上司の予定を抑えるよう、 求職者に指示しましょう。 なお、上司に伝える際は、下記ポイントを意識してもらうことが大切です。
・退職の相談ではなく、退職したいという意思をしっかりと伝える。
・転職先が決まっていると伝える。（転職先までつたえる必要はない）
・いつまでに退職したいかを伝える。
② 直属の上司と話しができたら、その後のスケジュールを確認する。
最低でも、下記2項目について把握できるまでは、求職者に都度コンタクトを取りましょう。
・退職届を提出したかどうか
・最終出社日・最終出勤日がいつに決定したか
稀に、「退職日が決定したと聞いていたが、引き継ぎが終わらずに退職日が延びた」 というようなケースもあります。
上記で述べたポイントに関わらず、できる限り求職者とのコンタクトは絶やさないようにサポートをする必要があります。
退職交渉が難航するケースにはさまざまな要因がありますが、代表的なケースとその対処法を下記にて説明します。
・人手不足・進行中のプロジェクトがあるなどの理由で、会社が退職を引き止める場合
求職者が何度も退職の意思を伝えているにも関わらず、認めてもらえない場合は、法的な手続きに基づいて退職を進める必要があります。
前項で述べた通り、労働契約については、労働者が解約を希望する日の2週間前までにその意思を伝えていれば、一方的な解約も可能です。 退職届を作成し、現職に提出してもらいましょう。
・引継ぎ先が決まらないという理由で、退職日がいつまで経っても決定しない場合
忙しい環境で働いている求職者だと、社内の事情も分かるが故に、心情的に現職の肩を持ちがちです。
「後任が決まるまで待ってほしい」と言われ、後任が決まらないままずるずると時間が過ぎていく…というケースは往々にしてあるため、まずは求職者側に、上司に対して「いつまでに後任を決定するか」の言質を取るように指示しましょう。
その上で期限が守られない場合は、一旦上司自身に引継ぎ先になってもらうようにします。 現職の指示の有無に関係なく、業務マニュアルを作成し、上司に渡すよう、求職者に伝えましょう。
・部署異動・給与アップなど、求職者にとってメリットがある条件を提示して退職を引き留める場合
一見、求職者にとって悪くない話のようにも思えますが、裏を返せば、希望を叶えられる環境があったにも関わらず、「退職する」という状況まで至らなければ、改善されない・希望を受け入れてくれない社風であるとも言えます。
そういった環境で働き続けることが、果たして求職者にとって幸せなのか・今後も同じようなことがあった場合に、毎回「退職する」という切り札を使い続けられるのかは、よくよく考えてもらう必要があります。
また、今回転職を辞めたとして、現職で働き続けた末に再度転職をしたいとなった場合、良いご縁があるとは限りません。 一度「退職したい」と伝えてしまったことから、現職での居心地が悪くなることも想定されます。
現職に留まることのデメリットが大きいことを、求職者にしっかりと伝えましょう。
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リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。 LaSでは、人材紹介事業前半の業務工数を削減するとともに、 「どの求職者がどんな状況なのか」 「どの求職者に対して、誰がいつ連絡を取ったのか・次の連絡はいつするのか」 というアクションログ・ネクストアクションを明確にし、タスク漏れを削減します。
内定承諾後の求職者フォローについても、担当者のアクション漏れを防ぐだけでなく、社内全体で情報を共有できる環境を整えることで、管理者目線でメンバーのアクション漏れに気づけるようになります。
▼人材紹介事業で発生するタスクを一元管理
・どの求職者/企業に、いつまでに誰が何のアクションをしなければならないのか ・どの求職者が、どの企業の何次面接に進む予定なのか ・その他、求人作成・職務経歴書の添削などの細々としたタスクをいつ行うのか
上記のようなタスクをLaS上で管理することによって、その日にやらなければならない業務を明確化することが可能になります。
▼他のメンバーにタスクを割り振る
・求職者への求人ピックアップを、いつまでに行ってほしい ・企業からのFBをいつまでに回収してほしい
など、自分以外の担当者に期日を設けてタスクを設定することが可能です。 また、依頼したタスクの状況も確認ができるため、状況に応じてプッシュを行うなどのアクションもできるようになります。
▼カレンダーツール・コミュニケーションツールとの連携
GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどといったツールとの連携が可能なため、 ・求職者の面接がいつ実施される予定か ・企業・求職者に対していつまでにどんなタスクを設定されたか など、使用中のツールと合わせて管理をしていくことができます。 また、上記連携を行うことによって、社内全体で各求職者・案件の進捗状況が把握できるようになり、管理者側からの状況把握も容易になります。
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