在宅勤務の導入を検討中ですか？スムーズな体制構築のためには、 対面の業務とは違う新しいルールが必要になります。 在宅勤務体制を作る時、会社及び社員の立場から参考にできる様々な要素を見ていきましょう。
Key point
- 在宅勤務のために会社がやるべきこと - 在宅勤務のルール整備 / 社員のオンボーディング
- 全社員が作っていくべき在宅勤務文化 - 迅速なフィードバック / 生産的なコミュニケーション / 休憩時間の遵守
コロナ禍の後にもワーケーションやフレックスタイム制、 在宅勤務は多くの企業がその体制の維持を検討することになるといいます。 社会的な状況により非対面勤務が活性化されてきたため、一般的になってきている在宅勤務は、 今後もっと加速していく見込みであるとも言われています。
実際、アメリカの世論調査会社で、会社員5,889名を対象に調査を行った結果、 在宅勤務を行っている会社員の78%が、「コロナ禍が終わっても在宅勤務を続けたい」と回答しており、 多くの国内企業のも在宅勤務と出社を選べる体制を整えてきている状況になってきています。
しかし、在宅勤務がいつもうまくいくわけではありません。 違う環境でコミュニケーションを取りながら仕事を進めないといけないといった部分において トラブルが起きたり、会社としてもどのように基準を定めるべきかで頭を抱えてしまうケースは 少なくありません。
会社はオフィスに社員がいなくても、社員同士がが相手を信頼でき、 生産的に業務を進められるように環境を整えてあげることが必要になります。 そのためには、どのような部分を工夫し、 どのようにガイドラインを整えていくべきかを調べていきましょう。
出社とリモートワークを混合して組織を運営している会社は多くあります。 ただ、この場合それぞれの環境が違うため、 例えば、既存の出社勤務で適用していた勤怠のルールなどはリモートワークでは適用しにくい場面も現れます。
しかし、一定のガイドラインがないままでは、秩序を保てることができず、 業務における緊張度もゆるくなる可能性もあるため、工夫が必要になります。 勤怠以外にも、オンラインのコミュニケーションにおける意思疎通の エラーが起きることなどもありえますので、様々なな部分でルールが定まっていれば 組織運営がよりスムーズになります。
① 日報を活用する 会社の規模が大きくなればなるほど、在宅勤務をする場合、 誰がどのような業務をどのように行っているか確認が難しくなります。 ここで、一日一回業務内容をシェアするための日報が良い対策になり得ます。 シェア内容をもとに、各チームリーダーが翌日の業務を より効率的に設計することもできるようになります。
② 会議ルールの再整備 在宅勤務における会議アハ、非対面で進める会議であるため、 オンライン特有のトラブルなど出社時とは違う予期せぬ失敗が起きる確率が高くなります。 事前に全社最適のルールを定め、ミスを防止することができれば もっと生産性を上げることができます。
- 必ず参加すべき人のみ参加する
- 会議の主催者が議事録担当を指名する
- 会議が終わったら議事録を共有する
- チーム外のステークホルダーが多い場合、主催者はカメラをONにする
- 予定時刻より5分早く会議を終わらす
- 共有事項が多い場合は、事前にシェアしておく（直前☓）
③ 業務プラットフォームを積極的に活用する 求職者、企業、求人票、選考など、人材紹介業では管理すべきものがたくさんあり、 複数のプロジェクトが同時に進行されることが一般的です。 切り替えが常に発生する状況の中、それに加え、様々なプログラムを実行したり、 同じ内容を複数回別の管理物に入力しないいけなかったり、格納場所をいちいち探したりする環境は、 社員の作業効率とモチベーションをさげ、結果的に組織の生産性を低下させる要因になりえます。
LaSは 「人材紹介エージェントが本気で求職者と向き合う」だけに集中できる、 そのような環境を作りたくて誕生しました。
「管理のための管理」で非生産的な環境で悩んでいたエージェントが その悩みを抜本改善するために本気で作り上げ、 自社内の圧倒的な生産性改善を体験しているプロダクトとなります。
- 人材紹介業に必要なすべての情報管理ができる
- 進捗状況がひと目で可視化され、「推薦率」「面接率」などの中間KPIもリアルタイムで把握ができる
- 同じ情報の入力は一回だけ、転記漏れのおそれも0
- 一括送信メール機能などの便利ツールで仕事が楽
- モバイルアプリで、移動中も簡単に作業ができる
- ATS連携で、推薦時いちいちATSの情報を探す必要がない など
人材紹介業の管理における「こうなりたい」がすべて一つに集約されているから、 社員が効率的にリモートワークを行える業務プラットフォームを活用することで、 成功的な人材紹介の在宅勤務体制を整えることができるようになります。
あるリサーチによると、会社員の41.4%はコロナ禍になってから 社内コミュニケーションがより難しくなったと答え、 企業の67%は非対面の採用活動を行っていると応答しています。
本格的にリモートワーク文化が広がってから、 新入社員が既存社員の顔も知らないままコミュニケーションをとっているケースも 多くあると言われています。
このように社員が既存の会社文化、 特にリモートワークに適応しやすくするための会社的な支援が重要になります。
完全在宅勤務を実施している会社であれば、 月に1～2回程度はオフィスに出社し、 社員どうしで交流し合う時間を設けることも一つの方法になります。
または、文書で定まったリモートワークマニュアルを社員に配布することも、 仕事に早く適応するための良い方法であると考えられます。
上記のように会社側の措置として、ガイドライン整備の必要性があることを調べてみました。 一方で、全社員が円滑なコミュニケーションのために、 会社の文化を作っていくことも重要と言えます。
- 迅速な反応、フィードバックを行う
- 業務は関連した生産的なコミュニケーションを行う
- お互いの休憩時間を尊重する
- 緊急度・優先度を意識したコミュニケーションを行う
例えば、自分が社内のコミュニケーションツールで相手を呼んだ時、 長い時間返事が来なかったらもどかしさを感じることがあると思います。 対面業務を行っている時は直接相手の席まで行くこともあり得るでしょう。
特に非対面業務であるからこのようなもどかしさを お互いがなくしてあげるために努力することがもっと重要になります。
メッセンジャーや、LaSなどのツールで、 自分を探している人がいたら、 直ちに反応することを意識しましょう。
次に、業務と関連した生産的なコミュニケーションを意識することも重要になります。 以前は対面で行っていた業務外の内容もテキスト化されるため、 重要なテキストが流れてしまうこともリモートワークではありえます。
なるべく生産的なコミュニケーションを行い、重要を逃してしまうことを警戒しましょう。
それ以外にも、在宅勤務だからこそ起きる、 様々な環境において社員同士が尊重しあって、 組織全体の生産性を落とさず快適な環境を整えていくことが大事です。
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