マルチタスクとは、複数のタスクを同時並行、もしくは短時間で切り替えながら同時進行で行うことを意味します。
ビジネスにおいては、電話対応をしながらメールの返信をする、会議に参加しながら議事録を作成するなど、経験がある方も多いのではないでしょうか？
最近では、スマホやタブレットなど便利なツールが普及したことにより、デバイスを使い分けながら業務を同時進行が可能になりました。
また、人手不足により1人当たりの業務負荷が増え、単純にマルチタスクが余儀なくされている状況もあります。
マルチタスクの対義語として、シングルタスクという言葉もあります。
シングルタスクは、ひとつの作業に集中して作業を遂行することを意味します。ひとつの作業に集中することで生産性が向上するメリットがあり、仕事内容や個人の性格によっては、シングルタスクの方が生産性を上げる場合もあります。
人材紹介業務においては、比較的、複数の案件を同時進行でこなす場面が多くあります。面接日程の変更やキャンセルが発生するなどといった、イレギュラーな対応も発生しがちです。
本記事では、マルチタスクのメリット・デメリットを踏まえつつ、マルチタスクができるようになるコツをご説明します。
マルチタスクのメリットは主に下記2点です。
・複数の仕事を同時に遂行できる
複数の仕事を同時進行することで、それぞれの業務を停滞させずに処理ができます。
抱える業務の進捗に偏りがなくなることで、特定の業務が後回しになる、などのリスク回避につながります。
・全体の業務量・タスク状況の管理ができる
マルチタスクを遂行するためには、現在抱えている自分のタスクがどれくらいあるのか・何をいつまでに終わらせなければならないのかを把握する必要があります。
つまり、自分の抱える業務全体を把握した上で、重要度や緊急度に応じて臨機応変な対応が可能となり、効率よく仕事を遂行できます。
また、仕事を進める上で関係各所と随時コミュニケーションが発生するため、関係性を良好にすることにもつながります。
マルチタスクのデメリットは主に下記2点です。
・キャパオーバーを起こす可能性がある
自身の抱える仕事を適切に管理できないと、本来の能力以上の仕事を引き受けてしまい、キャパオーバーにつながる可能性があります。
また、同時進行をした結果、最終的にそれぞれの仕事が中途半端になってしまう状況も考えられます。
・生産性が低下する場合もある
冒頭に述べた通り、仕事の内容や個人の性格によっては、1つの仕事を集中してこなしていく、シングルタスクの方が生産性を上げる場合もあります。
・マルチタスクを実行しやすい環境づくり
その時こなすべき仕事に集中して取り組めるように、使用しているツールや環境を見直しましょう。メールやメッセージなどで気が散ってしまう場合などは、見ない・使わない時間を設定するなどの工夫をすると効果的です。
タスクの全体像を把握するためには、タスク管理ツールの導入をおすすめします。無料・有料を問わず、さまざまなタスク管理ツールが存在しますが、いずれも複数のタスクを一元管理できるため、タスクの抜け漏れが発生しにくくなります。
・「1x10x1」システムを活用する
「1x10x1」システムは、早めに終わらせられる仕事からこなしていくタスク管理術で、まずは1分以内で終わる仕事を終わらせ、次に10分以内で片付けられる仕事を完了させ、最後に1時間あれば終わらせられる仕事を完了させるといった方法です。時間ごとに一つ一つのタスクを処理するため、シングルタスクのように集中できる点に加え、山積みのタスクを効率よく片付けられるようになります。
いかがでしたでしょうか。
今回は人材紹介業務の上で必要とされがちな、マルチタスクのコツについて紹介させていただきました。
リクサス株式会社では、人材紹介会社向けの業務デジタル化ツール『LaS』を提供しております。
LaSでは、人材紹介業においてマルチタスク推進をする際に起こりがちな、タスク漏れ・アクション漏れをなくすための様々な機能を搭載しております。
・こなすべき業務が多すぎて、管理がしきれなくなってきている…
・メンバーのタスク状況が分からず、業務を適切に割り振れているか分からない…
・同時並行で進行している案件が複数あり、それぞれに対するアクション管理ができていない…
など
お悩みがございましたら、ぜひお気軽にお問合せくださいませ。