人材紹介業は、特有の業務フローや複数のステークホルダー（営業・CA（キャリアアドバイザー）・RA（リクルーティングアドバイザー）・バックオフィスなど）が関与するため、社内コミュニケーションのトラブルが発生しやすい業種です。
本記事では、人材紹介業で起こりがちなミスコミュニケーションの例と、トラブルを防止するための具体的な手段・ツールをご紹介します。
[[人材紹介事業の情報共有を円滑化する『LaS』]]
社内でよく起きるコミュニケーションのトラブルには以下のような例があります。
▼「言った・言わない」問題
「○○って言いましたよね？」「そんな話、聞いてないです」などの食い違い。
・原因：口頭や電話だけでのやりとり、記録の不備。
・対策：チャットや議事録など、記録が残る形で共有する。
▼依頼内容が曖昧・不明確
「○○、いい感じに仕上げて」→「どこが“いい感じ”なの？」と困惑。
・原因：指示が抽象的、ゴールが共有されていない。
・対策：具体的な成果物イメージや期限、優先度を伝える。
▼関係者への情報共有漏れ
「その変更、聞いてなかった」「自分だけ話から外されていた」
・原因：関係者全員に伝わっていない、属人的な連絡。
・対策：チャンネル共有・To: 全体送信・タスクツールで可視化。
▼過剰な遠慮・確認不足
「これ確認していいのかな？まあいいか」と自己判断→トラブルが発生。
・原因：確認文化がない、質問しづらい雰囲気。
・対策：質問しやすい文化や、「迷ったら聞く」が推奨される職場づくり。
▼複数チャネルでの情報分散
AさんはSlackで連絡、Bさんはメール、Cさんは電話 → 情報がバラバラ。
・原因：連絡手段が統一されていない。
・対策：「〇〇の連絡は△△で統一」などの運用ルール整備。
▼フィードバックが伝わらない・届かない
「もっと丁寧にやって」「何がダメだったか分からない…」
・原因：フィードバックが曖昧、具体性や目的がない。
・対策：事実ベースで具体的な改善点を示す。 例：「誤字が3か所ありました → チェックリスト追加を検討しましょう」
▼業務の重複・抜け漏れ
2人が同じ作業をやっていた、または誰もやっていなかった。
・原因：役割分担が曖昧。
・対策：タスク管理ツールで「誰が何をやるか」を明確に。
① 候補者情報の共有漏れ・遅れや、報告内容・進捗共有の不一致
▼例
・CAが登録した候補者情報をRAに共有し忘れ、求人とのマッチングに遅れが出てしまった。 ・営業会議で「この候補者は企業に推薦済み」と報告されていたが、実は推薦されていなかった。
候補者登録後のフローや連携が曖昧だったり、リアルタイムでの進捗情報が共有されていない場合、このようなトラブルが発生しがちです。 ATS（応募者管理システム）を導入し、候補者情報をすぐ共有・更新したり、ステータス管理ルールを統一するなど（例：「面談完了＝RA連携済み」）の対策が必要です。
【具体的なツール例】HERP / HRMOS / JobSuite
② 求人情報や求職者の希望条件に関する認識齟齬（RAとCA間）
▼例
・求人情報について、RAが「スキルよりポテンシャル重視」と言ったつもりが、CAはスキル重視と認識。 ・求職者の内定時、CAは「年収480万」と伝えていたが、RAは企業と「450万」で話を進めていた。
口頭ベースでの曖昧な情報共有は、ミスコミュニケーションの原因になります。 求人・求職者に関する情報は文書ベースで残す・やりとりの内容を随時履歴に残し、可視化することで、トラブルの発生を削減できます。
【具体的なツール例】Googleドキュメント / Notion
③ 面談予約・日程調整の連携ミス
▼例
・CAが候補者の面接を設定したものの、RAが先方企業に連携していなかった。
誰が何をいつやるかが明確でない状況は非常に危険です。責任分担の明確化（例：「企業調整はRAが必ず担当」）した上で、スケジューリングを共通ツールで管理することが求められます。
【具体的なツール例】Googleカレンダー / Outlook カレンダー
④ 指示・依頼の内容が伝わらない
▼例
・「○○さんに求人Aを紹介して」と口頭で依頼したものの、CAが聞き漏らして対応せず。
非公式・記録のないやり取りは「言った・言わない」問題に発展しがちです。 全ての依頼はチャット・タスクツールに記録をするなど、誰が、何を、いつまでに、の4W1Hを明記しておくと良いでしょう。
【具体的なツール例】Backlog / Trello / Notion
社内のミスコミュニケーションを防止するためのツールには、以下のようなものがあります。それぞれ目的や機能が異なるため、課題に応じて選定することが重要です。
① コラボレーション・コミュニケーションツール
チャットベースで即時コミュニケーションが可能なツールです。 スレッド機能で話題ごとの整理ができるため、情報の見逃しを減らせます。 また、検索機能で過去のやりとりも追いやすく、履歴の蓄積が可能です。
Slack / Microsoft Teams / Chatwork
② タスク・プロジェクト管理ツール
タスクを可視化し、責任の明確化・進捗状況の共有を可能にします。 「誰が・何を・いつまでに」やるかが明確になることで、伝え漏れや認識齟齬を減少させます。
Asana / Trello / Notion / Backlog
③ ドキュメント共有・ナレッジ管理
情報を一元管理し、最新の情報を全員で確認できるようにします。 口頭やチャットだけでなく、公式な情報源を整備しておくことで混乱を回避します。
Google Workspace / Notion / Confluence
④ ワークフロー・承認プロセス管理
申請・報告・承認フローを標準化することで、確認漏れや属人的な運用をなくし、記録としても残すことができます。
kintone / サイボウズ Office / ジョブカンワークフロー
リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。 LaSでは、候補者の履歴書、面接記録、進捗状況などのデータをシステム上で一元管理できるといった、基本的なCRMとしての機能はもちろん、 マッチングのサポート機能やデータ分析機能など、人材紹介事業に必要な各種機能を兼ね備えております。
・人材紹介会社が作成した、人材紹介事業向けのシステム
現場目線で直感的に使いやすい画面・操作性が特徴です。
また、人材紹介事業経験者が多数在籍しているため、 導入後の運用面についても、自社事業に合わせたカスタマイズの提案や、 実現したい世界観に近づけるための運用提案に自信があります。
・開発は全て社内で内製化
お客様からの改善要望や追加機能のご相談について、 スピーディーに着手が可能です。
LaSを利用中の全てのクライアントにメリットがある 追加機能のご提案については、開発費用を無料で対応させていただきます。 （One for all方針）
・導入後のサポートまで一貫して対応
システム導入時の初期設定やデータインポート、 導入後の操作説明については、お客様のご要望の方法で随時対応しております。 こちらについても費用は無料。
システムのカスタマイズが必要な際や、新機能搭載時のサポートなども含まれますため、 将来的なランニングコストを心配せずにご利用いただけます。
資料請求・無料トライアルをご希望の方は、下記ボタンをクリックしてください。
[[お問い合わせ]]