人材紹介会社は、求職者から転職相談の申込みを受けた際、求職者の状況・要望を確認するため、面談の日程を調整します。 顧客企業に求職者を紹介して、初めて売り上げが立つビジネスモデルのため、 求職者との面談日程の調整は、人材紹介会社にとって重要な業務です。
しかし、面談の日程調整が難航してしまい、そのうちに求職者と連絡が取れなくなり、面談ができなくなったということも少なくありません。
本記事では、求職者との面談日程を調整する際に留意すべきポイントをご紹介させていただきます。
・日程の打診
まず最初に、求職の申込があった際、すぐに面談日程の打診をすることが重要です。 自社HP、スカウトサイトからの返信、Webに掲載している求人票への応募など、 申込みのパターンは複数ありますが、いずれの場合も、連絡が入ってすぐのタイミングは、求職者の転職したい・案件に興味がある気持ちが高くなっています。 意欲を下げないため、連絡が入ってからなるべく近い日程で面談を行えるとベストです。
・コンタクト手段
求職者にメールや電話で連絡を取り、面談の意図を伝えます。 求職者側からの候補日時を待つのではなく、最初のコンタクトのタイミングで、 いくつか候補日を提示しておく方がスムーズでしょう。
〈初回連絡時のメール例〉
件名: 【面談日程の調整について】〇〇株式会社 〇〇（名前）
本文：
〇〇様
初めまして。〇〇株式会社の〇〇（名前）と申します。 この度は、弊社の転職支援サービスにお申込みいただきありがとうございます。
面談の日程を調整させていただきたく、ご都合の良い日をお伺いしたいと思います。 以下の日程の中でご都合の良い時間帯をお知らせいただけますでしょうか。
- 〇月〇日 〇時～〇時開始
- 〇月〇日 〇時～〇時開始
- 〇月〇日 〇時～〇時開始
※所要時間：〇分程度 ※面談方法：〇〇（Web/電話/対面など）
上記日程でお時間の調整が難しい場合は、 ご都合の良い日時にて、候補日をいくつかご提示いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
求職者の希望日時を確認し、社内で確認が必要な場合は、関係者と調整をします。 社内での日程調整が済んだら、求職者に面談日程を確定する旨の連絡をします。
この際、日程が合わずに何度も往復の連絡をすると、求職者の温度感が下がったり、別の予定が入ったりし、離脱率が上がる可能性が高まります。 日程打診から日程が決定するまでのタイムラグが少なくなるよう、文面や日程調整のツールなどを工夫することが大切です。 また、電話でやり取りをしている場合は、別途メールやメッセージで確定日時の連絡をしておくとよいでしょう。
〈面談日程確定時のメール例〉
件名: 【面談日程の確定について】〇〇株式会社 〇〇（名前）
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇（名前）と申します。 この度は面談日程の調整にご対応いただき、誠にありがとうございます。
以下の日程で面談を確定させていただきます。
日時： 〇月〇日 〇：〇開始 （所要時間：〇分程度）
面談方法：〇〇（Web/電話/対面など）
事前にご準備いただく事項（対面の場合は持ち物など）：〇〇
ご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。
それでは、当日の面談を楽しみにしております。 何卒よろしくお願いいたします。
面談前日にリマインドのメールやメッセージを送付すると、 求職者の失念防止とともに、安心感を与えることができます。
〈リマインドメールの例〉
件名: ※リマインド※【明日のご面談について】〇〇株式会社 〇〇（名前）
〇〇様
こんにちは。〇〇株式会社の〇〇（名前）です。 面談前日となりましたので、リマインドのご連絡を差し上げました。
日時： 〇月〇日 〇：〇開始 （所要時間：〇分程度）
面談方法：〇〇（Web/電話/対面など）
事前にご準備いただく事項（対面の場合は持ち物など）：〇〇
ご都合がつかなくなってしまった場合などは、 再度日程調整をさせていただきますので、ご連絡をいただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』 を提供しております。 LaSでは、求職者向けのエントリーフォームを搭載しており、各種日程調整ツールと連携させることど、求職者の転職相談の申込と合わせて面談の希望日程を回収する動線を築くことが可能です。
・人材紹介会社が作成した、人材紹介事業向けのシステム
現場目線で直感的に使いやすい画面・操作性が特徴です。
また、人材紹介事業経験者が多数在籍しているため、 導入後の運用面についても、自社事業に合わせたカスタマイズの提案や、 実現したい世界観に近づけるための運用提案に自信があります。
・開発は全て社内で内製化
お客様からの改善要望や追加機能のご相談について、 スピーディーに着手が可能です。
LaSを利用中の全てのクライアントにメリットがある 追加機能のご提案については、開発費用を無料で対応させていただきます。 （One for all方針）
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