人材紹介業は、仕事のやり方自体に決まった形がなく、求職者や求人企業とどのようなやり取りをするかについては、属人化しがちな業界です。
ゆえに、
・メンバーに何度も同じ指示を出している…
・求職者対応の流れが人によって違う…
・対応漏れやミスが多く、トラブル対応に時間がとられている…
といったお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
業務のマニュアル化は、自社の事業において業務を標準化し、効率化や品質向上を図るための重要なプロセスです。 どの社員でも・同じ水準で業務を遂行できるようにするため、本記事では、業務をマニュアル化するためのステップとポイントをご紹介します。
① 目的の設定と業務の洗い出し
どの業務をマニュアル化するのか、その目的や対象範囲を明確にします。
この際に、業務の経験年数や場数が影響するような業務（求職者との面談方法など）については、従業員それぞれのスキルや能力を磨いていくことが必要になるため、マニュアル化が難しい分野であると言えます。
たとえば、求職者の呼び込み・面談設定や、面接日程の調整業務など、 誰がやっても結果が同じ・単純な作業や、一定のパターン・手順を定めるのが簡単な業務でマニュアル化を推進することが、効率的であると言えるでしょう。
② 業務プロセスの分析
対象業務の流れやステップを詳しく分析します。 業務がどのように行われ、誰が担当し、どのタイミングでどのツールやシステムを使うのかを確認します。
③ 業務の標準化
各業務ステップの標準的な方法を決定し、効率化できる部分がないかを検討します。 無駄を省き、最も効率的で品質の高い方法を見つけ出します。
④ マニュアルの作成
業務の手順やプロセスを文章化します。簡潔で明確な言葉を使い、誰でも理解できるようにします。 必要に応じてテンプレートを作成し、社内共通で使用できる仕組みを整えます。
⑤ 確認とテスト
作成したマニュアルが実際の業務に適しているかどうかを確認します。 業務担当者や新入社員に実際に使用してもらい、分かりにくい点や改善が必要な箇所をフィードバックしてもらいます。
なお、業務は常に変化するため、マニュアルも定期的に見直し、更新する必要があります。 新しい技術や業務フローの導入時には、即座にマニュアルを訂正することが大切です。
・分かりやすさ
専門用語をできるだけ避け、簡単で分かりやすい言葉を使用します。複雑な部分は図や写真を使うと効果的です。
・業務の優先順位付け
すべての業務を一度にマニュアル化するのは難しいため、重要度や頻度の高い業務から優先的に行います。
・例外対応の記載
業務が通常通り進まない場合の対応方法（例：システム障害時の対応）も記載しておくと、従業員が柔軟に対応できるようになります。
・更新とフィードバックの仕組み
業務の改善や変更があった際にマニュアルもアップデートされるよう、定期的な見直しや現場からのフィードバックを受ける仕組みを構築します。
・マニュアルが社内に浸透しない・使われない
記載されている業務内容が古く、更新されていない場合、そのマニュアルはだんだんと使われなくなっていく可能性が高いです。 また、内容が分かりにくい・見づらいなどの理由から、マニュアルが社内に浸透しないこともあります。 第三者が見て分かりやすいマニュアルを作成すること、また、使用者がすぐにマニュアルを閲覧できる環境を整えることが大切です。
・マニュアル作成・更新に工数がかかる
前提として、マニュアル作成・更新がしやすいツールを選定する必要があります。 パワーポイントなどで作成する場合は、基礎となる構成・デザインを一つ作成しておき、それに沿ったマニュアルを作成すると良いでしょう。
人材紹介事業向け管理システム『LaS』では、人材紹介業務の初心者でも直感的に操作ができるように動線を設けており、業務を標準化するための各種機能をシステム内に用意しております。
■機能の一例
・各種テンプレート機能
メールのひな形設定はもちろん、面接時のフィードバックの入力テンプレートなども設定できるため、何をヒアリングすべきか・入力すべきかを標準化することが可能です。
・プレースホルダ機能
データの入力例を示すことによって、各項目の入力内容を標準化し、情報検索時にスムーズなデータ抽出を可能にします。
その他、業務効率化に向けた各種機能もご用意しております。
・管理システムを導入したけれども、データの入力内容が属人化している…
・現システムの操作方法が分かりづらく、社員がシステムを使用してくれない…
など、お悩みがございましたら、ぜひお気軽にお問合せくださいませ。
・人材紹介会社が作成した、人材紹介事業向けのシステム
現場目線で直感的に使いやすい画面・操作性が特徴です。
また、人材紹介事業経験者が多数在籍しているため、 導入後の運用面についても、自社事業に合わせたカスタマイズの提案や、 実現したい世界観に近づけるための運用提案に自信があります。
・開発は全て社内で内製化
お客様からの改善要望や追加機能のご相談について、 スピーディーに着手が可能です。
LaSを利用中の全てのクライアントにメリットがある 追加機能のご提案については、開発費用を無料で対応させていただきます。 （One for all方針）
・導入後のサポートまで一貫して対応
システム導入時の初期設定やデータインポート、 導入後の操作説明については、お客様のご要望の方法で随時対応しております。 こちらについても費用は無料。
システムのカスタマイズが必要な際や、新機能搭載時のサポートなども含まれますため、 将来的なランニングコストを心配せずにご利用いただけます。
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