職業紹介事業では、事業者側で管理すべき帳簿がいくつか定められています。 労働局が提示している職業紹介事業所が備え付けるべき帳簿書類の例としては
・求職管理簿
・求人管理簿
・手数料管理簿
上記を上げております。
本記事では、このうち求職管理簿についての詳細をご説明します。
厚生労働省の様式例はこちらからご確認いただけます。
記載項目については下記の通りです。
① 求職者の氏名
求職者の氏名を記載します。
② 求職者の住所
求職者の住所を記載します。
③ 求職者の生年月日
求職者の生年月日を記載します。
④ 求職者の希望職種
求職者に希望職種がある場合は記載をします。
⑤ 求職受付年月日
求職の申込を受け付けた年月日を記載します。
⑥ 求職の有効期間
有効期間がある場合は記載をします。
⑦ 職業紹介の取扱状況
求人を斡旋した場合は、求職者に職業紹介を行った時期、求人者の氏名・名称、採用・不採用などの経緯を記載します。
2年間の保管期限があり、廃棄する場合は「文書管理規程」に沿って処理する必要があります。 保管方法については、紙・データともに認められていますが、紙媒体で管理している場合は複製データを残しておくと安心です。
帳簿の管理については、担当する社員が入れ替わるとノウハウが蓄積されづらく、毎年度、確認作業や作成が煩雑になりがちですが、正しい情報管理がされていない場合、業務改善命令を受けたり、罰則の対象になることが想定されます。 求人管理簿については、帳簿の作成・保管、データの抽出などができるクラウドシステムがあると便利です。
人材紹介事業システム『LaS』では、上記のような煩雑な作業を減らすため 管理している情報に合わせて、求人に関する情報がエクスポートできるように なっております。
LaS上で情報管理を行うことによって、労働局で定められている事項の遵守はもとより、 法改正があった際の対応なども含め、業務工数を削減することが可能となるでしょう。
・社内に法関連の専門知識を持つ人間がいない…
・事業報告書を作成する時間がない…
といった場合は、大きくお役立ていただけるツールとなっております。
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