人材紹介業界の情報管理をエクセルやスプレッドシートで行う方法～メリット・デメリット～

人材紹介業者が業務を行う上で、求職者や企業・求人情報の管理や、選考情報の管理は欠かすことができません。各情報については法律で管理しなければならない事項が定められているため、紙やデータで管理を行う必要があります。

本記事では、ビジネスマンにとって身近な「Microsoft Excel（以下、エクセル）」や「Google スプレッドシート（以下、スプレッドシート）」で各種情報管理を行う方法と、メリット・デメリットをご紹介します。

[[人材紹介業の情報管理をスムーズに行うツールはこちら]]

▼▼エクセルやスプレッドシートで情報管理をする方法▼▼

各種情報に応じて、シートを分けて管理を行うと情報を分かりやすく管理することができます。具体的には下記の通りです。

・企業の情報

・求人票の情報

・求職者の情報

・企業・求人×求職者の進捗情報

シートの1行目・各列の先頭に各種情報を管理するための項目を作成し、 2行目以降にデータを入力すると、情報検索・編集がしやすくなります。

▼企業の情報

顧客企業名と、その事業内容や連絡先などの基本情報、契約の取り交わし状況などの項目を作成し、情報を管理します。

▼求人票の情報

どの企業が何の職種でどんな職務内容の求人を募集しているのか、また、採用時の条件・待遇についての項目を作成し、情報を管理します。

▼求職者の情報

求職者の氏名と、連絡先や年齢・生年月日などの個人情報、転職における希望条件などの項目を作成し、情報を管理します。

▼企業・求人×求職者の進捗情報

どの企業の何の職種に・どの求職者が紹介され、選考に進んでいるのかもしくは、どの求職者がどの企業の何の職種に紹介され、選考に進んでいるのかの情報を管理します。具体的な項目としては、求職者の氏名、選考先の企業名、選考職種、選考日、選考結果など。

上記はあくまで一例となりますので、実際には自社の運用に合わせた形で項目を作成したり、上記を起点により細かくKPIなどのデータを可視化したい場合は、関数を組んでのシート作成などが必要になります。

▼▼エクセルやスプレッドシートで情報管理をするメリット▼▼

▼費用がかからない・安い

エクセルのソフトは数万円で購入できますが、もともと会社貸与のPCに導入済みであったり、すでにご自身のPCで使用されている場合は、わざわざ購入する必要もありません。スプレッドシートに関しては無料で使用をすることが可能です。両者とも月額費用などは不要であるため、コストをかけたくない・かけられない場合は、非常に有用であると言えるでしょう。

▼運用に合わせてカスタマイズをしやすい

ベースとしては表を作成するソフトとなっているため、管理項目を増やしたいときに列を追加したり、データの表示形式を整理したりなど、運用に応じて自由にカスタマイズすることができます。また、関数などの知識があり、ソフトに使い慣れている場合は、入力されたデータを元にグラフを作成してKPIの推移を見たり、入力済みのデータをもとに、求職者の履歴書や求人票を、帳票形式にして出力できるようにしたりすることも可能です。

▼▼エクセルやスプレッドシートで情報管理をするデメリット▼▼

▼大量の情報を管理するには不向き

利用されるPCのスペックにもよりますが、管理するデータが多くなれば多くなるほど、エクセルやスプレッドシートの動作が重くなります。具体的には、シートの読み込みに時間がかかったり、情報検索・入力に時間がかかるなどといったケースが発生します。

▼自由にカスタマイズするためには、高度な専門知識が必要

0から管理項目を作成し、自社の運用を定着させる必要があります。情報管理をするための表作成のみであれば、それほど難しくはありませんが、帳票を作成したり、データを分析したりといった機能を求めると、専門知識が必要になります。なお、基本的には表を作成するためのツールであり、業務管理のために作成されたシステムではないため、より多くの利便性を求めるには機能が足りない場合もあります。

▼複数人では使用がしづらい

まず、エクセルについては同時編集機能がなく、複数人で使用することが不可能です。ファイルを共有する際には、メールなどに添付して送付をする必要があります。スプレッドシートに関しては、同じシートのURLを共有し、複数人で同時編集をすることが可能ですが、誰かがシート上で情報検索をしている間は使用ができなかったり、操作ミスによって設定しておいた関数が消えてしまったり・エラーが起きたりといった事象が発生しやすくなります。

[[社内の情報管理をラクにする]]

人材紹介業の情報管理・共有をスムーズにする『LaS』

リクサス株式会社では、人材紹介事業向けの管理システム『LaS』を提供しております。 LaSでは、支援する求職者・求人企業の情報を一元管理できます。各情報を分かりやすく管理ができるだけでなく、データに紐づいた帳票の出力や、求職者への求人紹介など、業務を効率化できる機能が多数搭載されています。

▼▼LaSの特徴▼▼

・人材紹介会社が作成した、人材紹介事業向けのシステム

現場目線で直感的に使いやすい画面・操作性が特徴です。

また、人材紹介事業経験者が多数在籍しているため、導入後の運用面についても、自社事業に合わせたカスタマイズの提案や、実現したい世界観に近づけるための運用提案に自信があります。

・開発は全て社内で内製化

お客様からの改善要望や追加機能のご相談について、スピーディーに着手が可能です。

LaSを利用中の全てのクライアントにメリットがある追加機能のご提案については、開発費用を無料で対応させていただきます。（One for all方針）

・導入後のサポートまで一貫して対応

システム導入時の初期設定やデータインポート、導入後の操作説明については、お客様のご要望の方法で随時対応しております。こちらについても費用は無料。

システムのカスタマイズが必要な際や、新機能搭載時のサポートなども含まれますため、将来的なランニングコストを心配せずにご利用いただけます。

資料請求・無料トライアルをご希望の方は、下記ボタンをクリックしてください。

[[お問い合わせ]]